BAB XV MENGELOLA SISTEM GLOBAL
15.1 PERTUMBUHAN SISTEM
INFORMASI INTERNASIONAL
Telah muncul sistem ekonomi global dan
tatanan dunia global yang didorong oleh jaringan maju dan sistem informasi. Tatanan
dunia baru ini menyapu banyak perusahaan nasional, industri nasional, dan
ekonomi nasional yang dikendalikan oleh politisi dalam negeri. Banyak perusahaan
lokal akan digantikan oleh perusahaan jaringan bergerak cepat yang melampaui
batas-batas nasional. Pertumbuhan perdagangan internasional telah secara
radikal mengubah ekonomi domestik di seluruh dunia.
Mengembangkan Arsitektur
Sistem Informasi Internasional
Arsitektur sistem informasi internasional
terdiri dari sistem informasi dasar yang dibutuhkan oleh organisasi untuk
mengkoordinasikan perdagangan di seluruh dunia dan kegiatan lainnya. Strategi
dasar yang harus diikuti saat membangun sistem internasional adalah memahami
lingkungan global tempat perusahaan Anda beroperasi. Ini berarti memahami
keseluruhan kekuatan pasar, atau pembalap bisnis, yang mendorong industri Anda
menuju persaingan global. Pengemudi bisnis adalah kekuatan di lingkungan yang
harus ditanggung bisnis dan yang mempengaruhi arah bisnis. Demikian juga, Anda
harus teliti dan hati-hati terhadap penghambat atau faktor negatif yang
menciptakan tantangan manajemen - faktor yang bisa mengganggu perkembangan
bisnis global.
Begitu Anda telah memeriksa lingkungan
global, Anda perlu mempertimbangkan strategi perusahaan untuk bersaing di
lingkungan itu. Anda bisa mengabaikan pasar global dan hanya fokus pada
persaingan domestik saja. Setelah Anda mengembangkan sebuah strategi, sekarang
saatnya untuk mempertimbangkan bagaimana menyusun struktur organisasi Anda
sehingga bisa mengejar strategi.
Selanjutnya, Anda harus mempertimbangkan
masalah manajemen dalam menerapkan strategi Anda dan membuat rancangan
organisasi menjadi hidup. Kunci disini adalah disain proses bisnis. Isu
terakhir yang perlu dipertimbangkan adalah platform teknologi. Meskipun
perubahan teknologi merupakan faktor pendorong utama yang mengarah ke pasar
global, Anda harus memiliki strategi dan struktur perusahaan sebelum Anda dapat
secara rasional memilih teknologi yang tepat. Setelah menyelesaikan proses
penalaran ini, Anda akan berhasil menuju portofolio sistem informasi
internasional yang sesuai yang dapat mencapai tujuan perusahaan Anda.
Lingkungan Global: Bisnis
Driver dan Tantangan
Penggerak bisnis global dapat dibagi
menjadi dua kelompok: faktor budaya umum dan faktor bisnis yang spesifik.
Faktor budaya budaya yang dikenal dengan
baik telah mendorong internasionalisasi sejak Perang Dunia II. Teknologi
informasi, komunikasi, dan transportasi telah menciptakan sebuah desa global di
mana komunikasi (melalui telepon, televisi, radio, atau jaringan komputer) di
seluruh dunia tidak lebih sulit dan tidak jauh lebih mahal daripada komunikasi
di blok. Perkembangan komunikasi global telah menciptakan sebuah desa global
dalam arti kedua: Budaya global yang diciptakan oleh televisi, internet, dan media.
Runtuhnya blok Timur telah mempercepat pertumbuhan budaya dunia secara luar
biasa, meningkatkan dukungan terhadap kapitalisme dan bisnis, dan mengurangi
tingkat konflik budaya secara signifikan.
Faktor terakhir yang perlu dipertimbangkan
adalah pertumbuhan basis pengetahuan global. Pada akhir Perang Dunia II,
pengetahuan, pendidikan, sains, dan keterampilan industri terkonsentrasi di Amerika
Utara, Eropa barat, dan Jepang, dengan seluruh dunia secara halus disebut Dunia
Ketiga. Faktor budaya umum yang mengarah ke internasionalisasi ini menghasilkan
faktor globalisasi bisnis yang spesifik yang mempengaruhi sebagian besar
industri. Pertumbuhan teknologi komunikasi yang kuat dan kemunculan budaya
dunia meletakkan dasar bagi pasar global - konsumen global tertarik untuk
mengkonsumsi produk serupa yang disetujui secara budaya.
Menanggapi permintaan ini, produksi dan
operasi global telah muncul dengan koordinasi online yang tepat antara
fasilitas produksi yang jauh dan kantor pusat ribuan mil jauhnya. Pasar global
baru dan tekanan terhadap produksi dan operasi global telah memanggil seluruh
kemampuan baru untuk koordinasi global. Akhirnya, pasar global, produksi, dan
administrasi menciptakan kondisi bagi skala ekonomi global yang kuat dan
berkelanjutan. Tidak semua industri juga terpengaruh oleh tren ini.
Tantangan
Bisnis
Perbedaan
antar budaya menghasilkan perbedaan
dalam harapan sosial, politik, dan akhirnya aturan hukum. Perbedaan budaya dan
politik sangat mempengaruhi proses bisnis dan aplikasi teknologi informasi. Sejumlah
rintangan khusus muncul dari perbedaan budaya secara umum, mulai dari keandalan
jaringan telepon hingga kekurangan konsultan terampil. Undang-undang dan
tradisi nasional telah menciptakan praktik akuntansi yang berbeda-beda di
berbagai negara, yang berdampak pada bagaimana keuntungan dan kerugian
dianalisis.
Bahasa tetap menjadi penghalang yang signifikan. Perangkat
lunak mungkin harus dibangun dengan antarmuka bahasa lokal sebelum sistem
informasi baru dapat berhasil diterapkan. Fluktuasi
mata uang dapat memainkan malapetaka dengan model dan proyeksi perencanaan.
Faktor penghambat ini harus dipertimbangkan saat Anda merancang dan membangun
sistem internasional untuk bisnis Anda.
Keadaan Seni
Sebagian besar perusahaan mewarisi sistem
internasional tambal sulam dari masa lalu yang jauh, seringkali didasarkan pada
konsep pemrosesan informasi yang dikembangkan pada tahun 1960an-pelaporan
berbasis batch dari divisi asing independen ke kantor pusat perusahaan, entri
data secara manual dari satu sistem warisan ke sistem lainnya, dengan sedikit
online. kontrol dan komunikasi.
Korporasi dalam situasi ini semakin menghadapi
tantangan persaingan yang kuat di pasar dari perusahaan yang secara rasional
merancang sistem yang benar-benar internasional. Masih ada perusahaan lain yang
baru saja membangun platform teknologi untuk sistem internasional namun tidak
memiliki tujuan karena kekurangan strategi global. Ternyata, ada kesulitan yang
signifikan dalam membangun arsitektur internasional yang sesuai. Kesulitannya
melibatkan perencanaan sistem yang sesuai dengan strategi global perusahaan,
penataan organisasi sistem dan unit bisnis, memecahkan masalah implementasi,
dan memilih platform teknis yang tepat.
15.2 MENGELOLA SISTEM
INFORMASI INTERNASIONAL
Strategi Global dan
Organisasi Bisnis
Empat strategi utama global yang membentuk
dasar bagi struktur organisasi perusahaan global adalah eksportir dalam negeri,
multinasional, franchisor (waralaba), dan transnasional.
Strategi Eksportir Dalam Negeri dicirikan oleh sentralisasi aktivitas
korporasi yang berat di negara asalnya. Produksi, keuangan/akuntansi,
penjualan/pemasaran, sumber daya manusia, dan manajemen strategis ditetapkan
untuk mengoptimalkan sumber daya di negara asal. Penjualan internasional kadang-kadang
tersebar menggunakan perjanjian agen atau anak perusahaan, namun di sini,
pemasaran luar negeri bergantung pada basis rumah domestik untuk tema dan
strategi pemasaran.
Strategi Multinasional mengkonsolidasikan pengelolaan dan pengendalian
keuangan dari basis rumah pusat sementara mendesentralisasi operasi produksi,
penjualan, dan pemasaran ke unit di negara lain. Produk dan layanan yang dijual
di berbagai negara disesuaikan dengan kondisi pasar lokal. Organisasi ini
menjadi konfederasi fasilitas produksi dan pemasaran yang jauh di berbagai
negara.
Franchisers adalah perpaduan yang menarik antara yang
lama dan yang baru. Di satu sisi, produk dibuat, dirancang, dibiayai, dan
awalnya diproduksi di negara asal, namun untuk alasan khusus produk harus
sangat bergantung pada personil asing untuk produksi, pemasaran, dan sumber
daya manusia lebih lanjut.
Perusahaan transnasional adalah perusahaan
tanpa kewarganegaraan yang benar-benar dikelola secara global yang mungkin
mewakili sebagian besar bisnis internasional di masa depan. Perusahaan
transnasional tidak memiliki satu markas besar nasional namun memiliki banyak
kantor pusat regional dan mungkin kantor pusat dunia. Dalam strategi Transnasional, hampir semua aktivitas
penambahan nilai dikelola dari perspektif global tanpa mengacu pada perbatasan
nasional, mengoptimalkan sumber penawaran dan permintaan di manapun mereka
berada, dan memanfaatkan keunggulan kompetitif lokal. Perusahaan transnasional
menguasai dunia, bukan negara asal, sebagai kerangka acuan manajemen mereka.
Sistem Global untuk Menyesuaikan
Strategi
Teknologi informasi dan perbaikan di bidang
telekomunikasi global memberi fleksibilitas lebih bagi perusahaan internasional
untuk membentuk strategi global mereka. Dengan
sistem, kami menggunakan berbagai aktivitas yang terlibat dalam membangun dan
mengoperasikan sistem informasi: konsepsi dan keselarasan dengan rencana bisnis
strategis, pengembangan sistem, dan operasi dan pemeliharaan yang
berkelanjutan. Demi kesederhanaan, kami mempertimbangkan empat jenis
konfigurasi sistem.
- Sistem terpusat adalah sistem dimana pengembangan dan operasi sistem terjadi secara total di basis rumah domestik.
- Sistem duplikat adalah sistem dimana pembangunan terjadi di rumah tetapi operasinya diserahkan ke unit otonom di lokasi asing
- Sistem desentralisasi adalah sistem di mana masing-masing unit asing merancang solusi dan sistem uniknya sendiri.
- Sistem jaringan adalah sistem pengembangan dan operasi sistem yang terjadi secara terpadu dan terkoordinasi di semua unit.
Reorganisasi Bisnis
Untuk mengembangkan struktur pendukung
sistem informasi dan perusahaan global, sebuah perusahaan perlu mengikuti
prinsip-prinsip ini:
- Atur aktivitas penambahan nilai di sepanjang garis keunggulan komparatif.
- Mengembangkan dan mengoperasikan unit sistem pada setiap tingkat aktivitas perusahaan-regional, nasional, dan internasional.
- Membangun di kantor pusat dunia sebuah kantor tunggal yang bertanggung jawab atas pengembangan sistem internasional - posisi kepala informasi kepala global (Chief Information Officer/CIO).
Banyak perusahaan sukses telah merancang
struktur sistem organisasi sesuai prinsip-prinsip ini. Keberhasilan
perusahaan-perusahaan ini bergantung tidak hanya pada aktivitas organisasi yang
tepat, tetapi juga pada bahan utama - tim manajemen yang dapat memahami risiko
dan manfaat sistem internasional dan dapat merancang strategi untuk mengatasi
risiko.
15.3 MENGELOLA SISTEM
GLOBAL
Strategi Sistem Global
Pertama, anggap tidak semua sistem harus
dikoordinasikan secara transnasional; hanya beberapa sistem inti yang
benar-benar layak untuk dibagi dari segi biaya dan kelayakan pandang. Sistem
inti mendukung fungsi yang sangat penting bagi organisasi. Sistem lain harus
dikoordinasikan sebagian karena mereka memiliki elemen kunci, namun tidak harus
sama sekali berada di batas nasional.
Tentukan
Proses Bisnis Inti
Proses bisnis adalah serangkaian tugas yang
berhubungan secara logis untuk menghasilkan hasil bisnis yang spesifik. Setiap
proses bisnis biasanya melibatkan banyak area fungsional, berkomunikasi dan
mengkoordinasikan pekerjaan, informasi, dan pengetahuan.
Cara untuk mengidentifikasi proses bisnis
inti ini adalah dengan melakukan analisis proses bisnis. Anda harus dapat
mengidentifikasi dan menetapkan prioritas dalam daftar singkat 10 proses bisnis
yang sangat penting bagi perusahaan. Selanjutnya, Anda harus dapat
mengidentifikasi beberapa area perusahaan, untuk beberapa lini bisnis, di mana
divisi atau unit menonjol dalam kinerja satu atau beberapa fungsi bisnis. Bila
Anda memahami proses bisnis sebuah perusahaan, Anda bisa memberi peringkat-memesannya.
Anda kemudian dapat memutuskan proses mana
yang harus menjadi aplikasi inti, terkoordinasi secara terpusat, dirancang, dan
diterapkan di seluruh dunia, dan mana yang harus regional dan lokal. Pada saat
yang sama, dengan mengidentifikasi proses bisnis penting, yang sangat penting,
Anda telah menempuh perjalanan jauh untuk menentukan visi masa depan yang
seharusnya Anda jalani.
Identifikasi
Sistem Inti untuk Berkoordinasi secara Terpusat
Dengan mengidentifikasi proses bisnis inti
yang penting, Anda mulai melihat peluang untuk sistem transnasional. Langkah
strategis kedua adalah menaklukkan sistem inti dan mendefinisikan sistem ini
sebagai transnasional sejati. Biaya finansial dan politik untuk menentukan dan
menerapkan sistem transnasional sangat tinggi. Oleh karena itu, simpan daftar
itu sampai minimum absolut, membiarkan pengalaman menjadi pemandu dan kesalahan
di sisi minimalisme. Dengan membagi sekelompok kecil sistem yang benar-benar
penting, Anda membagi penentangan terhadap strategi transnasional. Pada saat
yang sama, Anda dapat menenangkan orang-orang yang menentang koordinasi pusat
di seluruh dunia yang disiratkan oleh sistem transnasional dengan mengizinkan
pengembangan sistem perifer berjalan tanpa henti, kecuali beberapa persyaratan
platform teknis.
Pilih
Pendekatan: Incremental, Grand Design, Evolutionary
Langkah ketiga adalah memilih sebuah
pendekatan. Hindari pendekatan sedikit demi sedikit/Incremental. Mereka pasti akan gagal karena kurangnya visibilitas,
tentangan dari semua orang yang kehilangan kendali dari pembangunan
transnasional, dan kurangnya kekuatan untuk meyakinkan manajemen senior bahwa
sistem transnasional layak dilakukan.
Begitupun, hindari pendekatan Grand Design yang mencoba melakukan
semuanya sekaligus. Ini juga cenderung gagal, karena ketidakmampuan untuk
memfokuskan sumber daya. Pendekatan alternatif adalah mengembangkan aplikasi
transnasional secara bertahap dari aplikasi yang ada dengan visi yang tepat dan
jelas mengenai kemampuan transnasional yang seharusnya dimiliki organisasi
dalam lima tahun. Ini kadang disebut sebagai "strategi salami", atau
satu irisan sekaligus.
Buatlah
Manfaatnya Jelas
Salah satu situasi terburuk yang harus
dihindari adalah membangun sistem global demi pembangunan sistem global. Sejak awal,
sangat penting bahwa manajemen senior di kantor pusat dan manajer divisi luar
mengerti dengan jelas manfaat yang akan diberikan kepada perusahaan maupun unit
individual. Meskipun setiap sistem menawarkan keuntungan unik untuk anggaran
tertentu, keseluruhan kontribusi sistem global terletak pada empat area.
Sistem global-sistem yang benar-benar
terpadu, terdistribusi, dan transnasional - berkontribusi pada manajemen dan
koordinasi yang superior. Tag harga sederhana tidak dapat diberikan pada nilai
kontribusi ini, dan keuntungan tidak akan muncul dalam model penganggaran
modal. Sumbangan utama kedua adalah perbaikan besar dalam produksi, operasi,
dan penyediaan dan distribusi.
Ketiga, sistem global berarti pelanggan
global dan pemasaran global. Biaya tetap di seluruh dunia dapat diamortisasi
dengan basis pelanggan yang jauh lebih besar. Ini akan melepaskan skala ekonomi
baru di fasilitas produksi. Terakhir, sistem global berarti kemampuan untuk
mengoptimalkan penggunaan dana perusahaan melebihi basis modal yang jauh lebih
besar. Ini berarti bahwa modal di
wilayah surplus dapat dipindahkan secara efisien untuk memperluas produksi
daerah-daerah yang kekurangan modal.
Solusi Manajemen:
Implementasi
Menyetujui
Persyaratan Pengguna Umum
Membentuk daftar pendek proses bisnis inti
dan sistem pendukung inti akan memulai proses perbandingan rasional di banyak
divisi perusahaan, mengembangkan bahasa yang sama untuk mendiskusikan bisnis,
dan secara alami mengarah pada pemahaman tentang elemen umum (dan juga kualitas
unik yang harus tetap lokal).
Memperkenalkan
Perubahan dalam Proses Bisnis
Keberhasilan agen perubahan akan bergantung
pada legitimasi, wewenang, dan kemampuan untuk melibatkan pengguna dalam proses
perancangan perubahan. Legitimasi didefinisikan sebagai sejauh mana otoritas
Anda diterima atas dasar kompetensi, visi, atau kualitas lainnya. Pemilihan
strategi perubahan yang layak, yang telah kita definisikan sebagai evolusioner
namun dengan sebuah visi, seharusnya membantu meyakinkan orang lain bahwa
perubahan itu layak dan diinginkan. Melibatkan orang dalam perubahan,
meyakinkan mereka bahwa perubahan adalah demi kepentingan terbaik perusahaan
dan unit lokal mereka, merupakan taktik utama.
Pengembangan
Aplikasi Koordinasi
Pada tingkat global ada terlalu banyak
kompleksitas untuk mencoba strategi perancangan grand perubahan. Jauh lebih
mudah mengkoordinasikan perubahan dengan membuat langkah-langkah inkremental
kecil menuju visi yang lebih besar.
Rilis
Software Koordinasi
Perusahaan dapat melembagakan prosedur
untuk memastikan bahwa semua unit operasi beralih ke pembaruan perangkat lunak
baru pada saat bersamaan sehingga perangkat lunak semua orang kompatibel.
Mendorong
Pengguna Lokal untuk Mendukung Sistem Global
Kunci dari masalah ini adalah melibatkan
pengguna dalam pembuatan desain tanpa melepaskan kendali atas pengembangan
proyek untuk kepentingan paroki. Taktik keseluruhan untuk menangani unit lokal
yang resisten di perusahaan transnasional adalah kooptasi. Kooptasi
didefinisikan sebagai membawa oposisi ke dalam proses merancang dan menerapkan
solusinya tanpa melepaskan kendali atas arahan dan sifat perubahan tersebut.
Saat kooptasi berjalan seharusnya beberapa alternatif mungkin dilakukan. Salah
satunya adalah mengizinkan setiap unit negara berkesempatan mengembangkan satu
aplikasi transnasional terlebih dahulu di wilayah asalnya, dan kemudian di
seluruh dunia.
Taktik kedua adalah mengembangkan
pusat-pusat keunggulan transnasional baru, atau satu pusat keunggulan. Pusat-pusat
ini menarik banyak unit-unit nasional setempat, yang didasarkan pada tim
multinasional, dan harus melapor ke manajemen di seluruh dunia. Pusat
keunggulan melakukan identifikasi awal dan spesifikasi proses bisnis, menentukan
persyaratan informasi, melakukan analisis bisnis dan sistem, dan menyelesaikan
semua desain dan pengujian. Implementasi, bagaimanapun, dan uji coba diluncurkan
ke bagian lain dunia.
15.4 ISU-ISU TEKNOLOGI
DAN PELUANG UNTUK RANTAI NILAI GLOBAL
Begitu perusahaan mendefinisikan model
bisnis dan strategi sistem global, mereka harus memilih standar perangkat
keras, perangkat lunak, dan jaringan beserta aplikasi sistem utama untuk
mendukung proses bisnis global.
Membuat Platforms dan
Sistem Integrasi
Pengembangan arsitektur sistem informasi
transnasional berdasarkan konsep sistem inti menimbulkan pertanyaan tentang
bagaimana sistem inti baru sesuai dengan rangkaian aplikasi yang ada yang
dikembangkan di seluruh dunia oleh berbagai divisi, orang yang berbeda, dan
berbagai jenis perangkat keras komputasi. Tujuannya adalah untuk mengembangkan
sistem global, terdistribusi, dan terpadu untuk mendukung proses bisnis digital
yang mencakup batas-batas nasional. Beberapa otoritas pusat di perusahaan harus
menetapkan standar data, serta standar teknis lainnya yang harus dipatuhi oleh
situs.
Konektivitas
Konektivitas adalah- kemampuan untuk
menghubungkan bersama-sama sistem dan orang-orang dari sebuah perusahaan global
ke dalam satu jaringan terpadu seperti sistem telepon namun mampu melakukan
transmisi suara, data, dan gambar. Internet telah menyediakan landasan yang
sangat kuat untuk menyediakan konektivitas di antara unit perusahaan global
yang terdispersi.
Namun, internet publik tidak menjamin
tingkat layanan. Beberapa perusahaan global mempercayai keamanan Internet dan
umumnya menggunakan jaringan pribadi untuk mengkomunikasikan data sensitif, dan
jaringan Virtual Private Internet
(VPN) untuk komunikasi yang memerlukan keamanan lebih sedikit.
Sementara jaringan pribadi menjamin tingkat
layanan dan keamanan yang lebih baik daripada Internet, Internet adalah fondasi
utama bagi jaringan perusahaan global bila tingkat keamanan dan layanan yang
rendah dapat diterima. Perusahaan dapat menciptakan intranet global untuk
komunikasi internal atau ekstranet untuk bertukar informasi lebih cepat dengan
mitra bisnis dalam rantai pasokan mereka.
Lokalisasi Perangkat
Lunak
Pengembangan sistem inti menimbulkan
tantangan tersendiri bagi perangkat lunak aplikasi. Antarmuka ini bisa mahal
dan berantakan untuk dibangun. Jika perangkat lunak baru harus dibuat,
tantangan lain adalah membangun perangkat lunak yang dapat digunakan secara
realis oleh beberapa unit bisnis dari berbagai negara mengingat unit bisnis
terbiasa dengan proses bisnis dan definisi data mereka yang unik. Seluruh
proses konversi perangkat lunak untuk beroperasi dalam bahasa kedua disebut
pelokalan perangkat lunak. Selain mengintegrasikan yang baru dengan sistem
lama, ada masalah desain dan fungsionalitas antarmuka manusia.
Banyak sistem internasional berfokus pada
sistem pelaporan transaksi dan manajemen dasar. Semakin banyak perusahaan
beralih ke manajemen rantai pasokan dan sistem perusahaan untuk membakukan
proses bisnis mereka secara global dan menciptakan rantai pasokan global yang
terkoordinasi. Namun, sistem lintas fungsional ini tidak selalu kompatibel
dengan perbedaan bahasa, warisan budaya, dan proses bisnis di negara lain
(Martinons, 2004; Liang et al., 2004; Davison, 2002). Sistem Electronic Data Interchange (EDI) dan
sistem manajemen rantai pasokan banyak digunakan oleh perusahaan manufaktur dan
distribusi untuk terhubung ke pemasok secara global.
Sumber: buku Management Information Systems, MANAGING THE DIGITAL FIRM, TWELFTH EDITION, karya Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon
Komentar
Posting Komentar