BAB II GLOBAL E-BISNIS DAN KOLABORASI

2.1 PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI

Agar dapat beroperasi, bisnis harus berurusan dengan banyak informasi berbeda. Mereka harus mengatur aktivitas kerja yang menggunakan informasi ini untuk beroperasi secara efisien dan meningkatkan keseluruhan kinerja perusahaan. Sistem informasi memungkinkan bagi perusahaan untuk mengelola semua informasi mereka, membuat keputusan yang lebih baik, dan memperbaiki proses bisnis mereka.

Proses Bisnis

Proses bisnis adalah kumpulan kegiatan yang dibutuhkan untuk memproduksi sebuah produk atau layanan. Kegiatan ini didukung oleh arus materi, informasi, dan pengetahuan diantara para peserta dalam proses bisnis. Proses bisnis juga mengacu pada cara unik dimana organisasi mengkoordinasikan pekerjaan, informasi, dan pengetahuan, dan cara-cara di mana manajemen memilih untuk mengkoordinasikan pekerjaan.

Setiap bisnis dapat dilihat sebagai kumpulan proses bisnis, beberapa di antaranya merupakan bagian dari proses pengelompokan yang lebih luas. Tabel 2-1 menjelaskan beberapa proses bisnis khas untuk masing-masing area fungsional bisnis.

Table 2-1         Contoh Proses Bisnis Fungsional

Bagaimana Teknologi Informasi Meningkatkan Proses Bisnis

Hari ini, teknologi informasi bisa berbuat lebih banyak. Teknologi baru benar-benar dapat mengubah arus informasi, sehingga memungkinkan lebih banyak orang untuk mengakses dan berbagi informasi, mengganti langkah sekuensial dengan tugas yang dapat dilakukan bersamaan, dan menghilangkan penundaan dalam pengambilan keputusan. Teknologi informasi baru sering kali mengubah cara kerja bisnis dan mendukung model bisnis yang sama sekali baru. Mengunduh e-book Kindle dari Amazon, membeli komputer online di Best Buy, dan mendownload trek musik dari iTunes sepenuhnya merupakan proses bisnis baru berdasarkan model bisnis baru yang tidak terbayangkan tanpa teknologi informasi saat ini.

2.2 JENIS SISTEM INFORMASI

Sistem fungsional yang beroperasi secara independen satu sama lain menjadi sesuatu dari masa lalu karena mereka tidak dapat dengan mudah berbagi informasi untuk mendukung proses bisnis lintas fungsional. Banyak yang telah diganti dengan sistem lintas fungsional berskala besar yang mengintegrasikan aktivitas proses bisnis dan unit organisasi terkait.

Sistem Untuk Kelompok Manajer Berbeda

Perusahaan bisnis memiliki sistem untuk mendukung kelompok atau tingkat manajemen yang berbeda. Sistem ini mencakup sistem pemrosesan transaksi, sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, dan sistem intelijen bisnis.

Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem komputerisasi yang melakukan dan mencatat transaksi rutin sehari-hari yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, seperti catatan penjualan, pemesanan hotel, penggajian, pencatatan karyawan, dan pengiriman. Tujuan utama sistem pada level ini adalah menjawab pertanyaan rutin dan untuk melacak arus transaksi melalui organisasi. Pada tingkat operasional, tugas, sumber daya, dan tujuan sudah ditentukan dan sangat terstruktur. Manajer membutuhkan TPS untuk memantau status operasi internal dan hubungan perusahaan dengan lingkungan eksternal. TPS juga merupakan produsen informasi utama untuk sistem dan fungsi bisnis lainnya. Sistem pemrosesan transaksi seringkali sangat penting bagi bisnis sehingga kegagalan TPS selama beberapa jam dapat menyebabkan kematian perusahaan dan mungkin perusahaan lain yang terkait dengannya.

Sistem Intelijen Bisnis untuk Dukungan Keputusan

Istilah Sistem Informasi Manajemen juga menunjuk kategori spesifik dari sistem informasi yang melayani manajemen menengah. SIM memberi laporan kepada manajer menengah mengenai kinerja organisasi saat ini. Informasi ini digunakan untuk memantau dan mengendalikan bisnis dan memprediksi kinerja masa depan. SIM merangkum dan melaporkan operasi dasar perusahaan dengan menggunakan data yang disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi.

Gambar 2-3 menunjukkan bagaimana SIM mentransformasikan data tingkat transaksi ke dalam file SIM yang digunakan untuk memberi laporan kepada manajer. SIM melayani manajer terutama tertarik pada hasil mingguan, bulanan, dan tahunan. Sistem ini biasanya memberikan jawaban atas pertanyaan rutin yang telah ditentukan sebelumnya dan memiliki prosedur yang telah ditetapkan untuk menjawabnya.

Gambar 2-3     Bagaimana Sistem Informasi Manajemen Mendapatkan Datanya Dari Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem Pendukung Keputusan (decision-support system/DSS) mendukung pengambilan keputusan yang non-rutin. Sistem ini berfokus pada masalah yang unik dan cepat berubah, dimana prosedur untuk sampai pada solusi mungkin belum sepenuhnya ditentukan sebelumnya. Meskipun DSS menggunakan informasi internal dari TPS dan SIM, mereka sering membawa informasi dari sumber eksternal, seperti harga saham saat ini atau harga produk pesaing. Sistem ini menggunakan berbagai model untuk menganalisa data dan dirancang agar pengguna bisa bekerja sama dengan mereka secara langsung.

Semua sistem manajemen yang baru saja kita jelaskan adalah Sistem Intelijen Bisnis. Kecerdasan bisnis adalah istilah kontemporer untuk perangkat data dan perangkat lunak untuk mengatur, menganalisis, dan menyediakan akses ke data untuk membantu manajer dan pengguna perusahaan lainnya membuat keputusan yang lebih tepat.

Sistem Pendukung Eksekutif (Executive Support System / ESS) membantu manajemen senior menangani keputusan non-rutin yang memerlukan penilaian, evaluasi, dan wawasan karena tidak ada prosedur yang disepakati untuk mencapai solusi. ESS menghadirkan grafik dan data dari berbagai sumber. ESS dirancang untuk menggabungkan data tentang kejadian eksternal, namun juga mengumpulkan informasi dari internal MIS dan DSS. Mereka memfilter, kompres, dan melacak data penting, menampilkan data yang sangat penting bagi manajer senior.

Sistem Untuk Melindungi Enterprise

Aplikasi Enterprise

Aplikasi enterprise, yaitu sistem yang menjangkau area fungsional, fokus pada menjalankan proses bisnis di seluruh perusahaan bisnis, dan mencakup semua tingkat manajemen. Aplikasi perusahaan membantu bisnis menjadi lebih fleksibel dan produktif dengan mengkoordinasikan proses bisnis mereka lebih dekat dan mengintegrasikan kelompok proses sehingga mereka berfokus pada pengelolaan sumber daya dan layanan pelanggan yang efisien. Ada empat aplikasi perusahaan besar: sistem perusahaan, sistem manajemen rantai pasokan, sistem manajemen hubungan pelanggan, dan sistem manajemen pengetahuan.

Enterprise Systems Company menggunakan Sistem Perusahaan, juga dikenal sebagai enterprise resource planning (ERP), untuk mengintegrasikan proses bisnis di bidang manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, penjualan dan pemasaran, dan sumber daya manusia ke dalam satu sistem perangkat lunak.

Sistem Manajemen Rantai Pasokan Perusahaan menggunakan Sistem Manajemen Rantai Pasokan (supply chain management/SCM) untuk membantu mengelola hubungan dengan pemasok mereka. Sistem ini membantu pemasok, perusahaan pembelian, distributor, dan perusahaan logistik berbagi informasi tentang pesanan, produksi, tingkat persediaan, dan pengiriman produk dan layanan sehingga mereka dapat memperoleh sumber, memproduksi, dan mengantarkan barang dan jasa secara efisien. Tujuan utamanya adalah untuk mendapatkan jumlah produk mereka dari sumbernya ke titik konsumsi mereka dalam waktu paling sedikit dan dengan biaya terendah. Sistem ini meningkatkan profitabilitas perusahaan dengan menurunkan biaya untuk bergerak dan menghasilkan produk dan dengan memungkinkan manajer membuat keputusan yang lebih baik tentang bagaimana mengatur dan menjadwalkan sumber, produksi, dan distribusi.

Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan Perusahaan menggunakan Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) untuk membantu mengelola hubungan mereka dengan pelanggan mereka. Sistem CRM memberikan informasi untuk mengkoordinasikan semua proses bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dalam penjualan, pemasaran, dan layanan untuk mengoptimalkan pendapatan, kepuasan pelanggan, dan retensi pelanggan. Informasi ini membantu perusahaan mengidentifikasi, menarik, dan mempertahankan pelanggan yang paling menguntungkan; memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan lama dan meningkatkan penjualan.

Sistem Manajemen Pengetahuan Beberapa perusahaan berkinerja lebih baik daripada yang lain karena mereka memiliki pengetahuan yang lebih baik tentang bagaimana menciptakan, memproduksi, dan memberikan produk dan layanan. Pengetahuan perusahaan ini sulit untuk ditiru, unik, dan dapat dimanfaatkan ke dalam manfaat strategis jangka panjang. Sistem manajemen pengetahuan (KMS) memungkinkan organisasi mengelola proses untuk menangkap dan menerapkan pengetahuan dan keahlian dengan lebih baik. Sistem ini mengumpulkan semua pengetahuan dan pengalaman yang relevan di perusahaan, dan membuatnya tersedia dimanapun dan kapan pun dibutuhkan untuk memperbaiki proses bisnis dan keputusan manajemen. Mereka juga menghubungkan perusahaan tersebut dengan sumber pengetahuan eksternal.

Gambar 2-6     Arsitektur Aplikasi Enterprise

Intranet dan Ekstranet

Intranet adalah situs Web perusahaan internal yang hanya dapat diakses oleh karyawan. Istilah "intranet" mengacu pada fakta bahwa itu adalah jaringan internal, berbeda dengan Internet, yang merupakan jaringan publik yang menghubungkan organisasi dan jaringan eksternal lainnya. Intranet menggunakan teknologi dan teknik yang sama dengan Internet yang lebih besar, dan mereka seringkali merupakan area akses pribadi di situs Web perusahaan yang lebih besar. Ekstranet adalah situs Web perusahaan yang dapat diakses oleh vendor dan pemasok resmi, dan sering digunakan untuk mengkoordinasikan pergerakan pasokan ke peralatan produksi perusahaan.

E-Business, E-Commerce, dan E-Government

Bisnis elektronik, atau E-Business, mengacu pada penggunaan teknologi digital dan internet untuk menjalankan proses bisnis utama di perusahaan. E-bisnis mencakup kegiatan untuk pengelolaan internal perusahaan dan untuk berkoordinasi dengan pemasok dan mitra bisnis lainnya. Ini juga mencakup perdagangan elektronik, atau e-commerce.

E-commerce adalah bagian dari bisnis elektronik yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan barang dan jasa melalui Internet. Ini juga mencakup kegiatan yang mendukung transaksi pasar tersebut, seperti periklanan, pemasaran, dukungan pelanggan, keamanan, pengiriman, dan pembayaran.

 E-government mengacu pada penerapan teknologi Internet dan jaringan untuk secara digital memungkinkan hubungan antara instansi pemerintah dan sektor publik dengan warga negara, bisnis, dan bidang pemerintahan lainnya.

2.3 SISTEM UNTUK KOLABORASI DAN KERJA SAMA TIM

Apa Itu Kolaborasi?

Kolaborasi bekerja dengan orang lain untuk mencapai tujuan bersama dan eksplisit. Kolaborasi berfokus pada pencapaian tugas atau misi dan biasanya dibutuhkan tempat dalam bisnis, atau organisasi lain, dan antar bisnis. Kolaborasi bisa berumur pendek, berlangsung beberapa menit, atau jangka panjang, tergantung dari sifat tugas dan hubungan antar peserta. Kolaborasi bisa menjadi satu-ke-satu atau banyak-ke-banyak.

Tim adalah bagian dari struktur bisnis organisasi untuk menyelesaikan sesuatu. Tim memiliki misi khusus yang ditugaskan seseorang ke bisnis mereka. Mereka punya pekerjaan untuk menyelesaikannya. Anggota tim perlu berkolaborasi dalam pemenuhan tugas tertentu dan secara kolektif mencapai misi tim.

Kolaborasi dan kerja sama tim lebih penting dari sebelumnya karena berbagai alasan:

• ·         Mangubah suasana kerja
• ·         Menumbuhkan kerja profesional
• ·         Mengubah organisasi dalam perusahaan
• ·         Mengubah ruang lingkup perusahaan.
• ·         Penekanan pada inovasi
• ·         Mengubah budaya bisnis dan perusahan

Manfaat Bisnis Atas Kolaborasi Dan Kerjasama

Sebuah survei global terbaru dari bisnis dan sistem informasi manajer menemukan bahwa investasi dalam teknologi kolaborasi menghasilkan perbaikan organisasi yang kembali lebih dari empat kali jumlah investasi, dengan keuntungan terbesar untuk penjualan, pemasaran, dan fungsi penelitian dan pengembangan (Frost dan White, 2009 ).

Table 2-2         Manfaat Bisnis dari Kolaborasi

Membangun Budaya Kolaboratif Dan Bisnis Proses

Kolaborasi tidak akan terjadi secara spontan di perusahaan bisnis, terutama jika tidak ada budaya atau proses bisnis yang mendukung. Perusahaan bisnis, terutama perusahaan besar, sebelumnya memiliki reputasi sebagai organisasi "komando dan kontrol" di mana pemimpin puncak memikirkan semua hal yang sangat penting, dan kemudian memerintahkan karyawan tingkat rendah untuk melaksanakan rencana manajemen senior.

Tugas manajemen menengah konon adalah menyampaikan pesan bolak-balik, naik turun hierarki. Perusahaan komando dan kontrol mewajibkan karyawan tingkat rendah untuk melaksanakan perintah. Bersama-sama, harapan manajemen dan karyawan membentuk budaya, seperangkat asumsi tentang tujuan bersama dan bagaimana orang harus bersikap. Banyak perusahaan bisnis masih beroperasi dengan cara ini.

Alat Dan Teknologi Untuk Kolaborasi Dan Kerja Tim

Budaya kolaboratif dan berorientasi tim tidak akan menghasilkan keuntungan jika tidak ada sistem informasi yang memungkinkan kolaborasi. Saat ini ada ratusan alat yang dirancang untuk menangani kenyataan bahwa, agar berhasil dalam pekerjaan kita, kita semua bergantung satu sama lain. Beberapa alat high-end seperti IBM Lotus Notes mahal, namun cukup kuat untuk perusahaan global. Lainnya tersedia secara online secara gratis (atau dengan versi premium dengan biaya rendah) dan cocok untuk usaha kecil.  Berikut diantaranya:

• ·         Email dan Instant Messaging (IM)
• ·         Social Networking
• ·         Wikis
• ·         Virtual Worlds
• ·         Internet-Based Collaboration Enviroments

Table 2-3         lima belas kategori perangkat lunak kolaborasi

2.4 FUNGSI SISTEM INFORMASI DI DALAM BISNIS

Departemen sistem informasi adalah unit organisasi formal yang bertanggung jawab atas layanan teknologi informasi. Bagian sistem informasi bertanggung jawab untuk memelihara perangkat keras, perangkat lunak, penyimpanan data, dan jaringan yang terdiri dari infrastruktur IT perusahaan.

Sistem Informasi Departemen

Bagian sistem informasi terdiri dari spesialis, seperti pemrogram, analis sistem, pemimpin proyek, dan manajer sistem informasi. Pemrogram adalah spesialis teknis terlatih yang menulis instruksi perangkat lunak untuk komputer. Analis sistem merupakan penghubung utama antara kelompok sistem informasi dan bagian organisasi lainnya. Ini adalah pekerjaan analis sistem untuk menerjemahkan masalah dan persyaratan bisnis ke dalam persyaratan dan sistem informasi. Manajer sistem informasi adalah pemimpin tim pemrogram dan analis, manajer proyek, manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, atau spesialis database. Mereka juga manajer operasi komputer dan staf entri data. Selain itu, spesialis eksternal, seperti vendor dan produsen perangkat keras, perusahaan perangkat lunak, dan konsultan, sering berpartisipasi dalam operasi sehari-hari dan perencanaan sistem informasi jangka panjang.

Di banyak perusahaan, departemen sistem informasi dipimpin oleh chief information officer (CIO). CIO adalah manajer senior yang mengawasi penggunaan teknologi informasi di perusahaan. Chief security officer (petugas keamanan utama/CSO) bertanggung jawab atas keamanan sistem informasi bagi perusahaan dan bertanggung jawab untuk menegakkan kebijakan keamanan informasi perusahaan. Chief knowledge officer (CKO) bertanggung jawab atas program manajemen pengetahuan perusahaan. CKO membantu merancang program dan sistem untuk menemukan sumber pengetahuan baru atau untuk memanfaatkan pengetahuan yang ada dengan lebih baik dalam proses organisasi dan manajemen. End user (pengguna akhir) adalah perwakilan departemen di luar kelompok sistem informasi yang aplikasinya dikembangkan. Pengguna ini memainkan peran yang semakin besar dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi.

Mengelola Fungsi Sistem Informasi

Ada banyak jenis perusahaan bisnis, dan ada banyak cara di mana fungsi TI diatur dalam perusahaan. Sebuah perusahaan yang sangat kecil tidak akan memiliki kelompok sistem informasi formal. Mungkin ada satu karyawan yang bertanggung jawab untuk menjaga jaringan dan aplikasinya tetap berjalan, atau mungkin menggunakan konsultan untuk layanan ini. Perusahaan yang lebih besar akan memiliki departemen sistem informasi terpisah, yang mungkin diatur sepanjang beberapa jalur yang berbeda, tergantung pada sifat dan kepentingan perusahaan.

Sumber: buku Management Information Systems, MANAGING THE DIGITAL FIRM, TWELFTH EDITION, karya Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon