BAB XII MENINGKATKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

12.1 PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN SISTEM INFORMASI

Nilai Bisnis Pengambilan Keputusan Yang Lebih Baik

Keputusan dibuat di semua tingkat perusahaan dan bahwa beberapa keputusan ini umum, rutin, dan banyak. Meskipun nilai untuk memperbaiki keputusan tunggal mungkin kecil, meningkatkan ratusan ribu keputusan "kecil" menambahkan nilai tahunan yang besar untuk bisnis ini.

Jenis Keputusan

Keputusan diklasifikasikan sebagai terstruktur, semi tersruktur dan tidak terstruktur. Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan pengambil keputusan harus memberikan penilaian, evaluasi, dan wawasan untuk memecahkan masalah. Masing-masing keputusan ini adalah novel, penting, dan tidak rutin, dan tidak ada prosedur yang dipahami dengan baik atau disepakati untuk membuatnya.

     Keputusan terstruktur bersifat berulang dan rutin, dan melibatkan prosedur yang pasti untuk penanganannya sehingga tidak harus diperlakukan setiap saat seolah-olah baru. Banyak keputusan memiliki unsur dari kedua jenis keputusan dan bersifat semi terstruktur, dimana hanya sebagian dari masalah yang memiliki jawaban yang jelas yang diberikan oleh prosedur yang diterima. Secara umum, keputusan terstruktur lebih banyak terjadi pada tingkat organisasi yang lebih rendah, sedangkan masalah yang tidak terstruktur lebih umum terjadi pada tingkat perusahaan yang lebih tinggi.

Gambar 12-1   Informasi Persyaratan Utama Pengambilan Keputusan Kelompok di Sebuah Perusahaan

Proses Pembuatan Keputusan

Membuat keputusan adalah proses multistep. Simon (1960) menggambarkan empat tahapan yang berbeda dalam pengambilan keputusan:

• Intelijen (Intelligence) terdiri dari menemukan, mengidentifikasi, dan memahami masalah yang terjadi dalam organisasi mengapa ada masalah, di mana, dan dampak apa yang dimilikinya pada perusahaan.
• Desain (Design) melibatkan identifikasi dan penjelajahan berbagai solusi terhadap masalah.
• Pilihan (Choice) terdiri dari memilih alternatif solusi.
• Implementasi (Implementation) melibatkan pembuatan alternatif pekerjaan pilihan dan terus memantau seberapa baik solusinya berjalan.

Manajer dan Pengambilan Keputusan di Dunia Nyata

Peran Manajerial

Manajer memainkan peran kunci dalam organisasi. Tanggung jawab mereka berkisar dari membuat keputusan, menulis laporan, menghadiri rapat, mengatur pesta ulang tahun. Model Manajemen Klasik, yang menggambarkan apa yang manajer lakukan, sebagian besar tidak diragukan lagi selama lebih dari 70 tahun sejak 1920-an. Henri Fayol dan penulis awal lainnya pertama kali mendeskripsikan lima fungsi klasik manajer sebagai perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, penentuan, dan pengendalian.

Model Perilaku menyatakan bahwa perilaku aktual manajer tampaknya kurang sistematis, lebih informal, kurang reflektif, lebih reaktif, dan kurang terorganisir dengan baik daripada model klasik yang akan membuat kita percaya. Pengamat menemukan bahwa perilaku manajerial sebenarnya memiliki lima atribut yang sangat berbeda dengan deskripsi klasik.

• Pertama, para manajer melakukan banyak pekerjaan dengan kecepatan yang tiada henti, tanpa ada terobosan dalam langkah mereka.
• Kedua, aktivitas manajerial terfragmentasi.
• Ketiga, manajer lebih memilih informasi terkini, spesifik, dan ad hoc (informasi cetakan sering kali terlalu lama).
• Keempat, mereka lebih memilih bentuk komunikasi lisan.
• Kelima, para manajer memberikan prioritas tinggi untuk memelihara jaringan kontak yang beragam dan kompleks yang bertindak sebagai sistem informasi informal dan membantu mereka melaksanakan agenda pribadi dan tujuan jangka pendek dan jangka panjang mereka.

Menganalisis perilaku manajerial sehari-hari, Mintzberg menemukan bahwa hal itu dapat dikelompokkan menjadi 10 peran manajerial. Peran manajerial adalah harapan dari aktivitas yang harus dilakukan manajer dalam sebuah organisasi. Mintzberg menemukan bahwa peran manajerial ini terbagi dalam tiga kategori: interpersonal, informasi, dan keputusan.

• Peran Interpersonal (Interpersonal Roles)

Manajer bertindak sebagai tokoh untuk organisasi ketika mereka mewakili perusahaan mereka ke dunia luar dan melakukan tugas simbolis, seperti memberikan penghargaan karyawan, dalam peran interpersonal mereka. Manajer bertindak sebagai pemimpin, berusaha memotivasi, memberi nasihat, dan mendukung bawahan. Manajer juga bertindak sebagai penghubung antara berbagai tingkat organisasi; Dalam masing-masing level ini, mereka berfungsi sebagai penghubung antara anggota tim manajemen. Manajer memberi waktu dan nikmat, yang mereka harapkan akan dikembalikan

• Peran Informasional (Informational Roles)

Dalam peran informasinya, para manajer bertindak sebagai pusat saraf organisasi mereka, menerima informasi yang paling nyata dan terkini dan mendistribusikannya kembali kepada mereka yang perlu menyadarinya. Oleh karena itu, para manajer menyebarluaskan informasi dan juru bicara untuk organisasinya.

• Peran Keputusan (Decisional Roles)

Manajer membuat keputusan. Dalam peran keputusan mereka, mereka bertindak sebagai pengusaha dengan memulai jenis kegiatan baru; mereka menangani gangguan yang timbul dalam organisasi; mereka mengalokasikan sumber daya untuk anggota staf yang membutuhkannya; dan mereka menegosiasikan konflik dan menengahi antara kelompok yang saling bertentangan.

Pengambilan Keputusan Dunia Nyata

Sistem informasi tidak membantu semua peran manajerial dan dalam peran manajerial di mana sistem informasi dapat memperbaiki keputusan, investasi di bidang teknologi informasi tidak selalu menghasilkan hasil yang positif. Ada tiga alasan utama:

• Kualitas Informasi (Information Quality)

Keputusan berkualitas tinggi memerlukan informasi berkualitas tinggi. Jika output dari sistem informasi tidak memenuhi kriteria kualitas ini, pengambilan keputusan akan menderita.

• Filter Manajemen (Management Filters)

Bahkan dengan informasi yang akurat dan tepat waktu, beberapa manajer membuat keputusan yang buruk. Manajer (seperti semua manusia) menyerap informasi melalui serangkaian filter untuk memahami dunia di sekitar mereka. Manajer memiliki perhatian selektif, fokus pada beberapa jenis masalah dan solusi, dan memiliki berbagai bias yang menolak informasi yang tidak sesuai dengan konsepsi mereka sebelumnya.

• Organisasi Inersia dan Politik (Organizational Inertia and Politics)

Organisasi adalah birokrasi dengan kemampuan dan kompetensi terbatas untuk bertindak tegas. Ketika lingkungan berubah dan bisnis perlu mengadopsi model bisnis baru untuk bertahan, kekuatan kuat di dalam organisasi menolak membuat keputusan yang meminta perubahan besar. Keputusan yang diambil oleh perusahaan sering mewakili penyeimbang berbagai kelompok kepentingan perusahaan daripada solusi terbaik untuk masalah ini.

Pengambilan Keputusan Otomatis Berkecepatan Tinggi

Saat ini, banyak keputusan yang dibuat oleh organisasi tidak dilakukan oleh para manajer, atau manusia manapun. Misalnya, ketika Anda memasukkan kueri ke mesin telusur Google, Google harus memutuskan URL mana yang akan ditampilkan rata-rata sekitar setengah detik (500 milidetik). Kelas keputusan yang sangat terstruktur dan otomatis berkembang pesat.

     Apa yang membuat pengambilan keputusan berkecepatan tinggi otomatis ini mungkin adalah algoritme komputer yang secara tepat menentukan langkah-langkah yang harus diikuti untuk menghasilkan keputusan, basis data yang sangat besar, prosesor berkecepatan tinggi, dan perangkat lunak yang dioptimalkan untuk tugas tersebut. Dalam situasi ini, manusia (termasuk manajer) dieliminasi dari rantai keputusan karena terlalu lamban. Ini juga berarti organisasi di daerah ini membuat keputusan lebih cepat daripada yang dapat dipantau atau dikendalikan oleh manajer.

12.2 INTELIJEN BISNIS DALAM PERUSAHAAN

Apa Itu Intelijen Bisnis?

Bisnis Intelijen adalah istilah yang digunakan oleh vendor perangkat keras dan perangkat lunak dan konsultan teknologi informasi untuk mendeskripsikan infrastruktur pergudangan, mengintegrasikan, melaporkan, dan menganalisis data yang berasal dari lingkungan bisnis. Infrastruktur pondasi mengumpulkan, menyimpan, membersihkan, dan membuat informasi yang relevan tersedia bagi para manajer.

     Bisnis intelijen dan analisis adalah tentang mengintegrasikan semua arus informasi yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan ke dalam kumpulan data tunggal yang koheren dan perusahaan, dan kemudian, dengan menggunakan pemodelan, alat analisis statistik (seperti distribusi normal, analisis korelasi dan regresi, analisis kuadrat Chi, peramalan, dan analisis cluster), dan alat data mining (penemuan pola dan pembelajaran mesin), untuk memahami semua data ini sehingga manajer dapat membuat keputusan dan rencana yang lebih baik, atau setidaknya mengetahui dengan cepat ketika perusahaan mereka gagal memenuhi target yang direncanakan.

Lingkungan Intelijen Bisnis

Ada enam elemen dalam lingkungan intelijen bisnis ini:

• Data dari lingkungan bisnis

Bisnis harus menangani data terstruktur dan tidak terstruktur dari berbagai sumber, termasuk perangkat seluler dan Internet. Data perlu diintegrasikan dan diorganisasikan sehingga bisa dianalisis dan digunakan oleh pengambil keputusan manusia.

• Infrastruktur intelijen bisnis

Landasan dasar intelijen bisnis adalah sistem basis data yang kuat yang menangkap semua data yang relevan untuk menjalankan bisnis. Data dapat disimpan dalam database transaksional atau digabungkan dan digabungkan ke dalam gudang data perusahaan atau serangkaian data data yang saling terkait.

• Alat analisis bisnis

Satu set perangkat lunak digunakan untuk menganalisis data dan menghasilkan laporan, menanggapi pertanyaan yang diajukan oleh manajer, dan melacak kemajuan bisnis dengan menggunakan indikator kinerja utama.

• Pengguna dan metode manajerial

Perangkat keras dan perangkat lunak intelijen bisnis hanya secerdas manusia yang menggunakannya. Manajer menerapkan perintah pada analisis data dengan menggunakan berbagai metode manajerial yang menentukan tujuan bisnis strategis dan menentukan bagaimana kemajuan akan diukur. Ini mencakup pendekatan manajemen kinerja bisnis dan pendekatan balanced scorecard yang berfokus pada indikator kinerja utama dan analisis strategis industri yang berfokus pada perubahan lingkungan bisnis secara umum, dengan perhatian khusus pada pesaing.

• Platform pengiriman - MIS, DSS, ESS

Hasil dari business intelligence dan analytics disampaikan kepada para manajer dan karyawan dengan berbagai cara, tergantung pada apa yang perlu mereka ketahui untuk melakukan pekerjaan mereka. MIS, DSS, dan ESS, menyampaikan informasi dan pengetahuan kepada orang dan tingkatan yang berbeda pada karyawan operasional perusahaan, manajer menengah, dan eksekutif senior.

• Antarmuka pengguna

Orang bisnis tidak lagi terikat dengan meja kerja dan desktop mereka. Mereka sering belajar lebih cepat dari representasi data visual daripada dari laporan kering dengan kolom dan baris informasi.

Bisnis Intelijen dan Kemampuan Analitik

Bisnis intelijen dan analisis berjanji untuk memberikan informasi dengan benar dan tepat waktu kepada pengambil keputusan, dan alat analisis membantu mereka dengan cepat memahami informasi dan mengambil tindakan. Ada 5 fungsi analitik yang diberikan sistem BI untuk mencapai tujuan ini:

• Laporan produksi: Ini adalah laporan yang telah ditetapkan berdasarkan kebutuhan khusus industri.
• Laporan yang diukur. Pengguna memasukkan beberapa parameter seperti pada tabel pivot untuk menyaring data dan mengisolasi dampak parameter.
• Dasbor / kartu skor: Ini adalah alat visual untuk menampilkan data kinerja yang ditentukan oleh pengguna
• Pembuatan query / search / report ad hoc: Ini memungkinkan pengguna membuat laporan mereka sendiri berdasarkan kueri dan penelusuran.
• Drill down: Ini adalah kemampuan untuk beralih dari ringkasan tingkat tinggi ke tampilan yang lebih rinci.
• Prakiraan, skenario, model: Ini mencakup kemampuan untuk melakukan peramalan linier, analisis skenario bagaimana-jika, dan menganalisis data menggunakan alat statistik standar.

Siapa yang Menggunakan Bisnis Intelijen (BI) dan Bisnis Analisis (BA)?

Lebih dari 80 persen penonton untuk BI terdiri dari pengguna biasa yang sangat bergantung pada laporan produksi. Eksekutif senior cenderung menggunakan BI untuk memantau aktivitas perusahaan menggunakan antarmuka visual seperti dashboard dan kartu skor. Manajer menengah dan analis jauh lebih mungkin untuk direndam dalam data dan perangkat lunak, memasukkan kueri dan mengiris dan memotong data sepanjang dimensi yang berbeda. Karyawan operasional akan, bersama dengan pelanggan dan pemasok, kebanyakan melihat laporan yang sudah dikemas sebelumnya.

Analsis Prediktif

Analisis prediktif sedang dibangun ke dalam aplikasi utama untuk pengambilan keputusan sehari-hari oleh semua jenis karyawan, terutama di bidang keuangan dan pemasaran. Analisis prediktif juga bekerja dengan sangat baik di industri kartu kredit untuk mengidentifikasi pelanggan yang berisiko meninggalkannya. Tingkat akurasi sistem analisis prediktif berkisar antara 65 sampai 90 persen.

Visualisasi Data dan Sistem Informasi Geografis

Alat visualisasi data membantu pengguna melihat pola dan hubungan dalam sejumlah besar data yang sulit dikenali jika data disajikan sebagai daftar teks tradisional.Sistem informasi geografis (Geographic Information Systems/GIS) membantu pengambil keputusan memvisualisasikan masalah yang memerlukan pengetahuan tentang distribusi geografis orang atau sumber daya lainnya. Perangkat lunak mereka menghubungkan data lokasi ke titik, garis, dan area pada peta. Beberapa GIS memiliki kemampuan pemodelan untuk mengubah data dan secara otomatis merevisi skenario bisnis. GIS dapat digunakan untuk membantu negara bagian dan pemerintah daerah menghitung waktu respons terhadap bencana alam dan keadaan darurat lainnya atau untuk membantu bank mengidentifikasi lokasi terbaik untuk memasang cabang baru atau terminal ATM.

Business Intelligence di Sektor Publik

Sistem intelijen bisnis juga digunakan di sektor publik untuk mengukur dan menganalisis data kinerja untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang bagaimana mengalokasikan sumber daya untuk meningkatkan kinerja.

Strategi Manajemen Untuk Mengembangkan Kemampuan BI Dan BA

Ada dua strategi yang berbeda untuk mengadopsi kemampuan BI dan BA untuk organisasi: one-stop integrated solutions versus beberapa solusi vendor best-of-breed.Solusi pertama membawa risiko bahwa satu vendor menyediakan total solusi perangkat keras dan perangkat lunak perusahaan Anda, membuat perusahaan Anda bergantung pada kekuatan harga.Ini juga menawarkan keuntungan berurusan dengan satu vendor tunggal yang bisa memberikannya dalam skala global.

     Solusi kedua menawarkan fleksibilitas dan kemandirian yang lebih besar, namun dengan potensi potensi kesulitan mengintegrasikan perangkat lunak ke platform perangkat keras, serta perangkat lunak lainnya. Vendor selalu mengklaim perangkat lunak mereka "kompatibel" dengan perangkat lunak lain, namun kenyataannya adalah sangat sulit untuk mengintegrasikan perangkat lunak dari vendor yang berbeda.

     Terlepas dari strategi yang diterapkan perusahaan Anda, semua sistem BI dan BA mengunci perusahaan menjadi satu set vendor dan switching sangat mahal. Begitu Anda melatih ribuan karyawan di seluruh dunia untuk menggunakan seperangkat alat tertentu, sangat sulit untuk beralih. Bila Anda mengadopsi sistem ini, Anda pada intinya mengambil pasangan baru.

  

12.3 BISNIS INTELIJEN KONSTITUEN

Pendukung Keputusan Manajemen Operasional dan Tengah

Manajemen operasional dan menengah umumnya dituntut untuk memantau kinerja aspek-aspek utama bisnis, mulai dari down-time mesin di lantai pabrik, hingga penjualan harian atau bahkan per jam pada makanan waralaba. toko, untuk lalu lintas harian di situs Web perusahaan.

     Sebagian besar keputusan yang mereka buat cukup terstruktur. Sistem informasi manajemen (MIS) biasanya digunakan oleh manajer menengah untuk mendukung jenis pengambilan keputusan ini, dan keluaran utamanya adalah serangkaian laporan produksi rutin berdasarkan data yang diambil dan dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi yang mendasari perusahaan (TPS).

     Semakin banyak, manajer menengah menerima laporan ini secara online di portal perusahaan, dan dapat mengajukan pertanyaan secara interaktif untuk mengetahui mengapa kejadian terjadi. Untuk menghemat lebih banyak waktu analisis, manajer beralih ke laporan pengecualian, yang menyoroti hanya kondisi luar biasa.

Dukungan untuk Keputusan Semi Terstruktur

Beberapa manajer adalah "pengguna super" dan analis bisnis yang ingin membuat laporan mereka sendiri, dan menggunakan analisis dan model yang lebih canggih untuk menemukan pola dalam data, untuk memodelkan skenario bisnis alternatif, atau untuk menguji hipotesis tertentu. Sistem pendukung keputusan (DSS) adalah platform penyampaian BI untuk kategori pengguna ini, dengan kemampuan untuk mendukung pembuatan keputusan semi-terstruktur.

Dukungan Keputusan Manajemen Senior Balanced Scorecard dan Metode Manajemen Kinerja Perusahaan

Tujuan sistem pendukung eksekutif (ESS) adalah membantu manajer eksekutif tingkat C memusatkan perhatian pada informasi kinerja yang sangat penting yang mempengaruhi keseluruhan profitabilitas dan kesuksesan perusahaan. Ada dua bagian untuk mengembangkan ESS. Pertama, Anda memerlukan metodologi untuk memahami secara tepat apa itu "informasi kinerja yang sangat penting" untuk perusahaan tertentu yang dibutuhkan eksekutif, dan kedua, Anda perlu mengembangkan sistem yang mampu menyampaikan informasi ini kepada orang yang tepat secara tepat waktu.

     Saat ini, metodologi utama untuk memahami informasi penting yang dibutuhkan oleh eksekutif perusahaan disebut metode Balanced Scorecard (Kaplan dan Norton, 2004; Kaplan dan Norton, 1992). Kartu skor seimbang (Balanced Scorecard) adalah kerangka kerja untuk mengoperasionalkan rencana strategis perusahaan dengan memusatkan perhatian pada hasil terukur pada empat dimensi kinerja perusahaan: keuangan, proses bisnis, pelanggan, dan pembelajaran dan pertumbuhan.

     Kinerja pada setiap dimensi diukur dengan menggunakan indikator kinerja utama (Key Performance Indicators/KPI), yang merupakan ukuran yang diusulkan oleh manajemen senior untuk memahami seberapa baik kinerja perusahaan sepanjang dimensi tertentu. Kerangka balanced scorecard dianggap "seimbang" karena hal ini menyebabkan manajer lebih fokus pada kinerja finansial. Begitu scorecard dikembangkan oleh konsultan dan eksekutif senior, langkah selanjutnya adalah mengotomatisasi arus informasi kepada eksekutif dan manajer lainnya untuk setiap indikator kinerja utama.

Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (Group Decision-Support Systems/ GDSS)

GDSS adalah sistem berbasis komputer interaktif yang memfasilitasi penyelesaian masalah yang tidak terstruktur oleh satu set pengambil keputusan yang bekerja sama sebagai satu kelompok di lokasi yang sama atau di lokasi yang berbeda. GDSS menyediakan alat dan teknologi yang diarahkan secara eksplisit untuk pengambilan keputusan kelompok.

     Pertemuan terpadu GDSS berlangsung di ruang konferensi dengan perangkat keras dan perangkat lunak khusus untuk memfasilitasi pembuatan keputusan kelompok. Perangkat kerasnya mencakup peralatan komputer dan jaringan, proyektor overhead, dan layar display. Perangkat lunak pertemuan elektronik khusus mengumpulkan, mendokumentasikan, memberi peringkat, mengedit, dan menyimpan gagasan yang ditawarkan dalam rapat pengambilan keputusan.

     GDSS yang lebih rumit menggunakan fasilitator dan staf pendukung profesional. Fasilitator memilih perangkat lunak dan membantu mengatur dan menjalankan rapat. GDSS yang canggih menyediakan setiap peserta komputer desktop khusus di bawah kendali individu seseorang. Tidak ada yang bisa melihat apa yang dilakukan individu di komputer mereka sampai peserta tersebut siap untuk berbagi informasi.

    GDSS memungkinkan untuk meningkatkan ukuran pertemuan sementara pada saat bersamaan meningkatkan produktivitas karena individu berkontribusi secara simultan dan bukan satu per satu. Keefektifan GDSS bergantung pada sifat masalah dan kelompok dan seberapa baik sebuah pertemuan direncanakan dan dilaksanakan.

Sumber: buku Management Information Systems, MANAGING THE DIGITAL FIRM, TWELFTH EDITION, karya Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon