BAB XII MENINGKATKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
12.1 PENGAMBILAN
KEPUTUSAN DAN SISTEM INFORMASI
Nilai Bisnis Pengambilan
Keputusan Yang Lebih Baik
Keputusan dibuat di semua tingkat perusahaan dan bahwa
beberapa keputusan ini umum, rutin, dan banyak. Meskipun nilai untuk
memperbaiki keputusan tunggal mungkin kecil, meningkatkan ratusan ribu
keputusan "kecil" menambahkan nilai tahunan yang besar untuk bisnis
ini.
Jenis Keputusan
Keputusan diklasifikasikan sebagai terstruktur, semi
tersruktur dan tidak terstruktur. Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan
pengambil keputusan harus memberikan penilaian, evaluasi, dan wawasan untuk
memecahkan masalah. Masing-masing keputusan ini adalah novel, penting, dan
tidak rutin, dan tidak ada prosedur yang dipahami dengan baik atau disepakati
untuk membuatnya.
Keputusan terstruktur bersifat berulang dan rutin, dan
melibatkan prosedur yang pasti untuk penanganannya sehingga tidak harus
diperlakukan setiap saat seolah-olah baru. Banyak keputusan memiliki unsur dari
kedua jenis keputusan dan bersifat semi terstruktur, dimana hanya sebagian dari
masalah yang memiliki jawaban yang jelas yang diberikan oleh prosedur yang
diterima. Secara umum, keputusan terstruktur lebih banyak terjadi pada tingkat
organisasi yang lebih rendah, sedangkan masalah yang tidak terstruktur lebih
umum terjadi pada tingkat perusahaan yang lebih tinggi.
Gambar 12-1 Informasi
Persyaratan Utama Pengambilan Keputusan Kelompok di Sebuah Perusahaan
Proses Pembuatan
Keputusan
Membuat keputusan adalah proses multistep. Simon (1960)
menggambarkan empat tahapan yang berbeda dalam pengambilan keputusan:
- Intelijen (Intelligence) terdiri dari menemukan, mengidentifikasi, dan memahami masalah yang terjadi dalam organisasi mengapa ada masalah, di mana, dan dampak apa yang dimilikinya pada perusahaan.
- Desain (Design) melibatkan identifikasi dan penjelajahan berbagai solusi terhadap masalah.
- Pilihan (Choice) terdiri dari memilih alternatif solusi.
- Implementasi (Implementation) melibatkan pembuatan alternatif pekerjaan pilihan dan terus memantau seberapa baik solusinya berjalan.
Manajer dan Pengambilan
Keputusan di Dunia Nyata
Peran
Manajerial
Manajer memainkan peran kunci dalam organisasi. Tanggung
jawab mereka berkisar dari membuat keputusan, menulis laporan, menghadiri
rapat, mengatur pesta ulang tahun. Model
Manajemen Klasik, yang menggambarkan apa yang manajer lakukan, sebagian besar
tidak diragukan lagi selama lebih dari 70 tahun sejak 1920-an. Henri Fayol dan
penulis awal lainnya pertama kali mendeskripsikan lima fungsi klasik manajer
sebagai perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, penentuan, dan pengendalian.
Model
Perilaku menyatakan bahwa
perilaku aktual manajer tampaknya kurang sistematis, lebih informal, kurang
reflektif, lebih reaktif, dan kurang terorganisir dengan baik daripada model
klasik yang akan membuat kita percaya. Pengamat menemukan bahwa perilaku
manajerial sebenarnya memiliki lima atribut yang sangat berbeda dengan
deskripsi klasik.
- Pertama, para manajer melakukan banyak pekerjaan dengan kecepatan yang tiada henti, tanpa ada terobosan dalam langkah mereka.
- Kedua, aktivitas manajerial terfragmentasi.
- Ketiga, manajer lebih memilih informasi terkini, spesifik, dan ad hoc (informasi cetakan sering kali terlalu lama).
- Keempat, mereka lebih memilih bentuk komunikasi lisan.
- Kelima, para manajer memberikan prioritas tinggi untuk memelihara jaringan kontak yang beragam dan kompleks yang bertindak sebagai sistem informasi informal dan membantu mereka melaksanakan agenda pribadi dan tujuan jangka pendek dan jangka panjang mereka.
Menganalisis perilaku manajerial sehari-hari, Mintzberg
menemukan bahwa hal itu dapat dikelompokkan menjadi 10 peran manajerial. Peran
manajerial adalah harapan dari aktivitas yang harus dilakukan manajer dalam
sebuah organisasi. Mintzberg menemukan bahwa peran manajerial ini terbagi dalam
tiga kategori: interpersonal, informasi, dan keputusan.
- Peran Interpersonal (Interpersonal Roles)
Manajer bertindak sebagai tokoh untuk organisasi ketika
mereka mewakili perusahaan mereka ke dunia luar dan melakukan tugas simbolis,
seperti memberikan penghargaan karyawan, dalam peran interpersonal mereka. Manajer
bertindak sebagai pemimpin, berusaha memotivasi, memberi nasihat, dan mendukung
bawahan. Manajer juga bertindak sebagai penghubung antara berbagai tingkat
organisasi; Dalam masing-masing level ini, mereka berfungsi sebagai penghubung
antara anggota tim manajemen. Manajer memberi waktu dan nikmat, yang mereka
harapkan akan dikembalikan
- Peran Informasional (Informational Roles)
Dalam peran informasinya, para manajer bertindak sebagai
pusat saraf organisasi mereka, menerima informasi yang paling nyata dan terkini
dan mendistribusikannya kembali kepada mereka yang perlu menyadarinya. Oleh
karena itu, para manajer menyebarluaskan informasi dan juru bicara untuk
organisasinya.
- Peran Keputusan (Decisional Roles)
Manajer membuat keputusan. Dalam peran keputusan mereka,
mereka bertindak sebagai pengusaha dengan memulai jenis kegiatan baru; mereka
menangani gangguan yang timbul dalam organisasi; mereka mengalokasikan sumber
daya untuk anggota staf yang membutuhkannya; dan mereka menegosiasikan konflik
dan menengahi antara kelompok yang saling bertentangan.
Pengambilan
Keputusan Dunia Nyata
Sistem informasi tidak membantu semua peran manajerial dan
dalam peran manajerial di mana sistem informasi dapat memperbaiki keputusan,
investasi di bidang teknologi informasi tidak selalu menghasilkan hasil yang
positif. Ada tiga alasan utama:
- Kualitas Informasi (Information Quality)
Keputusan berkualitas tinggi memerlukan informasi
berkualitas tinggi. Jika output dari sistem informasi tidak memenuhi kriteria
kualitas ini, pengambilan keputusan akan menderita.
- Filter Manajemen (Management Filters)
Bahkan dengan informasi yang akurat dan tepat waktu,
beberapa manajer membuat keputusan yang buruk. Manajer (seperti semua manusia)
menyerap informasi melalui serangkaian filter untuk memahami dunia di sekitar
mereka. Manajer memiliki perhatian selektif, fokus pada beberapa jenis masalah
dan solusi, dan memiliki berbagai bias yang menolak informasi yang tidak sesuai
dengan konsepsi mereka sebelumnya.
- Organisasi Inersia dan Politik (Organizational Inertia and Politics)
Organisasi adalah birokrasi dengan kemampuan dan
kompetensi terbatas untuk bertindak tegas. Ketika lingkungan berubah dan bisnis
perlu mengadopsi model bisnis baru untuk bertahan, kekuatan kuat di dalam
organisasi menolak membuat keputusan yang meminta perubahan besar. Keputusan
yang diambil oleh perusahaan sering mewakili penyeimbang berbagai kelompok
kepentingan perusahaan daripada solusi terbaik untuk masalah ini.
Pengambilan Keputusan
Otomatis Berkecepatan Tinggi
Saat ini, banyak keputusan yang dibuat oleh
organisasi tidak dilakukan oleh para manajer, atau manusia manapun. Misalnya,
ketika Anda memasukkan kueri ke mesin telusur Google, Google harus memutuskan
URL mana yang akan ditampilkan rata-rata sekitar setengah detik (500
milidetik). Kelas keputusan yang sangat terstruktur dan otomatis berkembang
pesat.
Apa yang membuat pengambilan keputusan
berkecepatan tinggi otomatis ini mungkin adalah algoritme komputer yang secara
tepat menentukan langkah-langkah yang harus diikuti untuk menghasilkan
keputusan, basis data yang sangat besar, prosesor berkecepatan tinggi, dan
perangkat lunak yang dioptimalkan untuk tugas tersebut. Dalam situasi ini,
manusia (termasuk manajer) dieliminasi dari rantai keputusan karena terlalu
lamban. Ini juga berarti organisasi di daerah ini membuat keputusan lebih cepat
daripada yang dapat dipantau atau dikendalikan oleh manajer.
12.2 INTELIJEN BISNIS
DALAM PERUSAHAAN
Apa Itu Intelijen Bisnis?
Bisnis Intelijen adalah istilah yang
digunakan oleh vendor perangkat keras dan perangkat lunak dan konsultan
teknologi informasi untuk mendeskripsikan infrastruktur pergudangan,
mengintegrasikan, melaporkan, dan menganalisis data yang berasal dari
lingkungan bisnis. Infrastruktur pondasi mengumpulkan, menyimpan, membersihkan,
dan membuat informasi yang relevan tersedia bagi para manajer.
Bisnis intelijen dan analisis adalah
tentang mengintegrasikan semua arus informasi yang dihasilkan oleh sebuah
perusahaan ke dalam kumpulan data tunggal yang koheren dan perusahaan, dan
kemudian, dengan menggunakan pemodelan, alat analisis statistik (seperti
distribusi normal, analisis korelasi dan regresi, analisis kuadrat Chi,
peramalan, dan analisis cluster), dan alat data mining (penemuan pola dan
pembelajaran mesin), untuk memahami semua data ini sehingga manajer dapat
membuat keputusan dan rencana yang lebih baik, atau setidaknya mengetahui
dengan cepat ketika perusahaan mereka gagal memenuhi target yang direncanakan.
Lingkungan Intelijen
Bisnis
Ada enam elemen dalam lingkungan intelijen
bisnis ini:
- Data dari lingkungan bisnis
Bisnis harus menangani data terstruktur dan
tidak terstruktur dari berbagai sumber, termasuk perangkat seluler dan
Internet. Data perlu diintegrasikan dan diorganisasikan sehingga bisa
dianalisis dan digunakan oleh pengambil keputusan manusia.
- Infrastruktur intelijen bisnis
Landasan dasar intelijen bisnis adalah
sistem basis data yang kuat yang menangkap semua data yang relevan untuk
menjalankan bisnis. Data dapat disimpan dalam database transaksional atau
digabungkan dan digabungkan ke dalam gudang data perusahaan atau serangkaian
data data yang saling terkait.
- Alat analisis bisnis
Satu set perangkat lunak digunakan untuk
menganalisis data dan menghasilkan laporan, menanggapi pertanyaan yang diajukan
oleh manajer, dan melacak kemajuan bisnis dengan menggunakan indikator kinerja
utama.
- Pengguna dan metode manajerial
Perangkat keras dan perangkat lunak
intelijen bisnis hanya secerdas manusia yang menggunakannya. Manajer menerapkan
perintah pada analisis data dengan menggunakan berbagai metode manajerial yang
menentukan tujuan bisnis strategis dan menentukan bagaimana kemajuan akan
diukur. Ini mencakup pendekatan manajemen kinerja bisnis dan pendekatan
balanced scorecard yang berfokus pada indikator kinerja utama dan analisis
strategis industri yang berfokus pada perubahan lingkungan bisnis secara umum,
dengan perhatian khusus pada pesaing.
- Platform pengiriman - MIS, DSS, ESS
Hasil dari business intelligence dan analytics
disampaikan kepada para manajer dan karyawan dengan berbagai cara, tergantung
pada apa yang perlu mereka ketahui untuk melakukan pekerjaan mereka. MIS, DSS,
dan ESS, menyampaikan informasi dan pengetahuan kepada orang dan tingkatan yang
berbeda pada karyawan operasional perusahaan, manajer menengah, dan eksekutif
senior.
- Antarmuka pengguna
Orang bisnis tidak lagi terikat dengan meja
kerja dan desktop mereka. Mereka sering belajar lebih cepat dari representasi
data visual daripada dari laporan kering dengan kolom dan baris informasi.
Bisnis Intelijen dan
Kemampuan Analitik
Bisnis intelijen dan analisis berjanji
untuk memberikan informasi dengan benar dan tepat waktu kepada pengambil
keputusan, dan alat analisis membantu mereka dengan cepat memahami informasi
dan mengambil tindakan. Ada 5 fungsi analitik yang diberikan sistem BI untuk
mencapai tujuan ini:
- Laporan produksi: Ini adalah laporan yang telah ditetapkan berdasarkan kebutuhan khusus industri.
- Laporan yang diukur. Pengguna memasukkan beberapa parameter seperti pada tabel pivot untuk menyaring data dan mengisolasi dampak parameter.
- Dasbor / kartu skor: Ini adalah alat visual untuk menampilkan data kinerja yang ditentukan oleh pengguna
- Pembuatan query / search / report ad hoc: Ini memungkinkan pengguna membuat laporan mereka sendiri berdasarkan kueri dan penelusuran.
- Drill down: Ini adalah kemampuan untuk beralih dari ringkasan tingkat tinggi ke tampilan yang lebih rinci.
- Prakiraan, skenario, model: Ini mencakup kemampuan untuk melakukan peramalan linier, analisis skenario bagaimana-jika, dan menganalisis data menggunakan alat statistik standar.
Siapa yang Menggunakan Bisnis
Intelijen (BI) dan Bisnis Analisis (BA)?
Lebih dari 80 persen penonton untuk BI
terdiri dari pengguna biasa yang sangat bergantung pada laporan produksi. Eksekutif
senior cenderung menggunakan BI untuk memantau aktivitas perusahaan menggunakan
antarmuka visual seperti dashboard dan kartu skor. Manajer menengah dan analis
jauh lebih mungkin untuk direndam dalam data dan perangkat lunak, memasukkan
kueri dan mengiris dan memotong data sepanjang dimensi yang berbeda. Karyawan
operasional akan, bersama dengan pelanggan dan pemasok, kebanyakan melihat
laporan yang sudah dikemas sebelumnya.
Analsis
Prediktif
Analisis prediktif sedang dibangun ke dalam
aplikasi utama untuk pengambilan keputusan sehari-hari oleh semua jenis
karyawan, terutama di bidang keuangan dan pemasaran. Analisis prediktif juga
bekerja dengan sangat baik di industri kartu kredit untuk mengidentifikasi
pelanggan yang berisiko meninggalkannya. Tingkat akurasi sistem analisis
prediktif berkisar antara 65 sampai 90 persen.
Visualisasi
Data dan Sistem Informasi Geografis
Alat visualisasi data membantu pengguna
melihat pola dan hubungan dalam sejumlah besar data yang sulit dikenali jika
data disajikan sebagai daftar teks tradisional.Sistem informasi geografis (Geographic Information Systems/GIS)
membantu pengambil keputusan memvisualisasikan masalah yang memerlukan
pengetahuan tentang distribusi geografis orang atau sumber daya lainnya. Perangkat
lunak mereka menghubungkan data lokasi ke titik, garis, dan area pada peta. Beberapa
GIS memiliki kemampuan pemodelan untuk mengubah data dan secara otomatis
merevisi skenario bisnis. GIS dapat digunakan untuk membantu negara bagian dan
pemerintah daerah menghitung waktu respons terhadap bencana alam dan keadaan
darurat lainnya atau untuk membantu bank mengidentifikasi lokasi terbaik untuk
memasang cabang baru atau terminal ATM.
Business
Intelligence di Sektor Publik
Sistem intelijen bisnis juga digunakan di
sektor publik untuk mengukur dan menganalisis data kinerja untuk membuat
keputusan yang lebih baik tentang bagaimana mengalokasikan sumber daya untuk
meningkatkan kinerja.
Strategi Manajemen Untuk
Mengembangkan Kemampuan BI Dan BA
Ada dua strategi yang berbeda untuk
mengadopsi kemampuan BI dan BA untuk organisasi: one-stop integrated solutions
versus beberapa solusi vendor best-of-breed.Solusi pertama membawa risiko bahwa
satu vendor menyediakan total solusi perangkat keras dan perangkat lunak
perusahaan Anda, membuat perusahaan Anda bergantung pada kekuatan harga.Ini
juga menawarkan keuntungan berurusan dengan satu vendor tunggal yang bisa
memberikannya dalam skala global.
Solusi kedua menawarkan fleksibilitas dan
kemandirian yang lebih besar, namun dengan potensi potensi kesulitan
mengintegrasikan perangkat lunak ke platform perangkat keras, serta perangkat
lunak lainnya. Vendor selalu mengklaim perangkat lunak mereka
"kompatibel" dengan perangkat lunak lain, namun kenyataannya adalah
sangat sulit untuk mengintegrasikan perangkat lunak dari vendor yang berbeda.
Terlepas dari strategi yang diterapkan
perusahaan Anda, semua sistem BI dan BA mengunci perusahaan menjadi satu set
vendor dan switching sangat mahal. Begitu Anda melatih ribuan karyawan di
seluruh dunia untuk menggunakan seperangkat alat tertentu, sangat sulit untuk
beralih. Bila Anda mengadopsi sistem ini, Anda pada intinya mengambil pasangan
baru.
12.3 BISNIS INTELIJEN
KONSTITUEN
Pendukung Keputusan Manajemen
Operasional dan Tengah
Manajemen operasional dan menengah umumnya
dituntut untuk memantau kinerja aspek-aspek utama bisnis, mulai dari down-time
mesin di lantai pabrik, hingga penjualan harian atau bahkan per jam pada
makanan waralaba. toko, untuk lalu lintas harian di situs Web perusahaan.
Sebagian besar keputusan yang mereka buat
cukup terstruktur. Sistem informasi manajemen (MIS) biasanya digunakan oleh
manajer menengah untuk mendukung jenis pengambilan keputusan ini, dan keluaran
utamanya adalah serangkaian laporan produksi rutin berdasarkan data yang
diambil dan dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi yang mendasari
perusahaan (TPS).
Semakin banyak, manajer menengah menerima
laporan ini secara online di portal perusahaan, dan dapat mengajukan pertanyaan
secara interaktif untuk mengetahui mengapa kejadian terjadi. Untuk menghemat
lebih banyak waktu analisis, manajer beralih ke laporan pengecualian, yang
menyoroti hanya kondisi luar biasa.
Dukungan
untuk Keputusan Semi Terstruktur
Beberapa manajer adalah "pengguna
super" dan analis bisnis yang ingin membuat laporan mereka sendiri, dan
menggunakan analisis dan model yang lebih canggih untuk menemukan pola dalam
data, untuk memodelkan skenario bisnis alternatif, atau untuk menguji hipotesis
tertentu. Sistem pendukung keputusan (DSS) adalah platform penyampaian BI untuk
kategori pengguna ini, dengan kemampuan untuk mendukung pembuatan keputusan
semi-terstruktur.
Dukungan Keputusan Manajemen
Senior Balanced Scorecard dan Metode Manajemen Kinerja Perusahaan
Tujuan sistem pendukung eksekutif (ESS)
adalah membantu manajer eksekutif tingkat C memusatkan perhatian pada informasi
kinerja yang sangat penting yang mempengaruhi keseluruhan profitabilitas dan
kesuksesan perusahaan. Ada dua bagian untuk mengembangkan ESS. Pertama, Anda
memerlukan metodologi untuk memahami secara tepat apa itu "informasi
kinerja yang sangat penting" untuk perusahaan tertentu yang dibutuhkan
eksekutif, dan kedua, Anda perlu mengembangkan sistem yang mampu menyampaikan informasi
ini kepada orang yang tepat secara tepat waktu.
Saat ini, metodologi utama untuk memahami
informasi penting yang dibutuhkan oleh eksekutif perusahaan disebut metode Balanced Scorecard (Kaplan dan Norton, 2004;
Kaplan dan Norton, 1992). Kartu skor seimbang (Balanced Scorecard) adalah kerangka kerja untuk mengoperasionalkan
rencana strategis perusahaan dengan memusatkan perhatian pada hasil terukur
pada empat dimensi kinerja perusahaan: keuangan, proses bisnis, pelanggan, dan
pembelajaran dan pertumbuhan.
Kinerja pada setiap dimensi diukur dengan
menggunakan indikator kinerja utama (Key
Performance Indicators/KPI), yang merupakan ukuran yang diusulkan oleh
manajemen senior untuk memahami seberapa baik kinerja perusahaan sepanjang
dimensi tertentu. Kerangka balanced scorecard dianggap "seimbang"
karena hal ini menyebabkan manajer lebih fokus pada kinerja finansial. Begitu
scorecard dikembangkan oleh konsultan dan eksekutif senior, langkah selanjutnya
adalah mengotomatisasi arus informasi kepada eksekutif dan manajer lainnya
untuk setiap indikator kinerja utama.
Sistem Pendukung
Keputusan Kelompok (Group Decision-Support
Systems/ GDSS)
GDSS adalah sistem berbasis komputer
interaktif yang memfasilitasi penyelesaian masalah yang tidak terstruktur oleh
satu set pengambil keputusan yang bekerja sama sebagai satu kelompok di lokasi
yang sama atau di lokasi yang berbeda. GDSS menyediakan alat dan teknologi yang
diarahkan secara eksplisit untuk pengambilan keputusan kelompok.
Pertemuan terpadu GDSS berlangsung di ruang
konferensi dengan perangkat keras dan perangkat lunak khusus untuk
memfasilitasi pembuatan keputusan kelompok. Perangkat kerasnya mencakup
peralatan komputer dan jaringan, proyektor overhead, dan layar display. Perangkat
lunak pertemuan elektronik khusus mengumpulkan, mendokumentasikan, memberi
peringkat, mengedit, dan menyimpan gagasan yang ditawarkan dalam rapat
pengambilan keputusan.
GDSS yang lebih rumit menggunakan
fasilitator dan staf pendukung profesional. Fasilitator memilih perangkat lunak
dan membantu mengatur dan menjalankan rapat. GDSS yang canggih menyediakan
setiap peserta komputer desktop khusus di bawah kendali individu seseorang. Tidak
ada yang bisa melihat apa yang dilakukan individu di komputer mereka sampai
peserta tersebut siap untuk berbagi informasi.
GDSS memungkinkan untuk meningkatkan ukuran
pertemuan sementara pada saat bersamaan meningkatkan produktivitas karena
individu berkontribusi secara simultan dan bukan satu per satu. Keefektifan
GDSS bergantung pada sifat masalah dan kelompok dan seberapa baik sebuah
pertemuan direncanakan dan dilaksanakan.
Sumber: buku Management
Information Systems, MANAGING THE DIGITAL FIRM, TWELFTH EDITION, karya
Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon
Komentar
Posting Komentar