BAB III SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, DAN STRATEGI

3.1 ORGANISASI DAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dan organisasi saling mempengaruhi satu sama lain. Sistem informasi dibangun oleh para manajer untuk melayani kepentingan perusahaan bisnis. Pada saat yang sama, organisasi harus sadar dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi untuk mendapatkan keuntungan dari teknologi baru. Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi sangat kompleks dan dipengaruhi oleh banyak faktor penengah, termasuk struktur organisasi, proses bisnis, politik, budaya, lingkungan sekitar, dan keputusan manajemen (lihat Gambar 3-1).

Gambar 3-1     Hubungan Dua-Jalan Antara Organisasi Dan Teknologi Informasi

Apa Itu Organisasi?

Organisasi adalah struktur sosial formal yang stabil yang mengambil sumber daya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menghasilkan keluaran. Definisi teknis ini berfokus pada tiga elemen organisasi. Modal dan tenaga kerja merupakan faktor produksi utama yang disediakan oleh lingkungan. Organisasi (perusahaan) mengubah input ini menjadi produk dan layanan dalam fungsi produksi. Produk dan layanan dikonsumsi oleh lingkungan sebagai pengganti masukan pasokan (lihat Gambar 3-2).

Organisasi adalah badan hukum formal dengan peraturan dan prosedur internal yang harus mematuhi undang-undang. Organisasi juga merupakan struktur sosial karena mereka adalah kumpulan elemen sosial. Definisi perilaku organisasi yang lebih realistis adalah pengumpulan hak, hak istimewa, kewajiban, dan tanggung jawab yang seimbang selama periode konflik dan resolusi konflik.

Gambar 3-2     Definisi Mikroekonomi Teknis Organisasi

Ciri-ciri Organisasi

Semua organisasi modern memiliki karakteristik tertentu. Mereka adalah birokrasi dengan pembagian kerja dan spesialisasi yang jelas. Organisasi mengatur spesialis dalam hierarki kewenangan di mana setiap orang bertanggung jawab kepada seseorang dan otoritas terbatas pada tindakan spesifik yang diatur oleh peraturan atau prosedur abstrak. Aturan-aturan ini menciptakan sistem pengambilan keputusan yang tidak memihak dan universal. Organisasi ini mengutamakan prinsip efisiensi: memaksimalkan output dengan menggunakan input terbatas. Berikut adalah ciri-ciri organisasi:

·         Rutinitas dan Proses Bisnis

·         Politik Organisasi

·         Budaya organisasi

·         Lingkungan organisasi

·         Struktur organisasi

·         Fitur Organisasi Lainnya

Table 3-2         Struktur Organisasi

3.2 BAGAIMANA SISTEM INFORMASI MEMENGARUHI ORGANISASI DAN PERUSAHAAN

Selama dekade terakhir, sistem informasi secara fundamental telah mengubah ekonomi organisasi dan sangat meningkatkan kemungkinan untuk mengorganisir pekerjaan. Teori dan konsep dari ekonomi dan sosiologi membantu kita memahami perubahan yang ditimbulkan oleh TI.

Dampak Ekonomi

Dari sudut pandang ekonomi, TI mengubah biaya modal dan biaya informasi relatif. Teknologi sistem informasi dapat dipandang sebagai faktor produksi yang dapat digantikan dengan modal dan tenaga kerja tradisional. Seiring turunnya biaya teknologi informasi, teknologi ini menggantikan tenaga kerja, yang secara historis merupakan kenaikan biaya. Oleh karena itu, teknologi informasi harus menghasilkan penurunan jumlah manajer menengah dan pekerja klerikal sebagai pengganti teknologi informasi untuk pekerjaan mereka (Laudon, 1990).

Seiring turunnya biaya teknologi informasi, ia juga mengganti bentuk modal lain seperti bangunan dan mesin, yang harganya relatif mahal. Oleh karena itu, seiring berjalannya waktu, kita harus mengharapkan para manajer untuk meningkatkan investasi mereka di bidang TI karena biaya yang menurun relatif terhadap investasi modal lainnya.

Dampak Organisasi Dan Perilaku

Teori yang berbasis pada sosiologi organisasi yang kompleks juga memberikan beberapa pemahaman tentang bagaimana dan mengapa perusahaan berubah dengan penerapan aplikasi TI baru.

IT Ratakan Organisasi

Peneliti perilaku telah berteori bahwa teknologi informasi memfasilitasi perataan hierarki dengan memperluas distribusi informasi untuk memberdayakan karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen (lihat Gambar 3-8).

TI mendorong hak pengambilan keputusan lebih rendah dalam organisasi karena pegawai tingkat rendah menerima informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan tanpa pengawasan. Karena para manajer sekarang menerima lebih banyak informasi akurat tepat waktu, mereka menjadi lebih cepat dalam mengambil keputusan, sehingga lebih sedikit manajer yang wajib. Biaya manajemen menurun sebagai persentase pendapatan, dan hirarki menjadi jauh lebih efisien.

Gambar 3-8     Meratakan Organisasi

Organisasi Pasca Industri

Teori postindustrial lebih didasarkan pada sejarah dan sosiologi daripada ekonomi juga mendukung anggapan bahwa TI harus meratakan hierarki. Dalam masyarakat pasca industri, otoritas semakin bergantung pada pengetahuan dan kompetensi, dan tidak hanya pada posisi formal. Oleh karena itu, bentuk organisasi rata karena pekerja profesional cenderung mengelola diri sendiri, dan pengambilan keputusan harus menjadi lebih terdesentralisasi karena pengetahuan dan informasi menjadi lebih luas di seluruh perusahaan (Drucker, 1988).

Teknologi informasi dapat mendorong organisasi jaringan tugas-tugas di mana kelompok profesional berkumpul - tatap muka atau secara elektronik - untuk jangka waktu yang singkat untuk menyelesaikan tugas tertentu (mis., Merancang mobil baru); Begitu tugas selesai, individu bergabung dengan satuan tugas lainnya.

Memahami Ketahanan Organisasi terhadap Perubahan

Sistem informasi mau tidak mau terikat dalam politik organisasi karena mereka mempengaruhi akses terhadap sumber daya utama - yaitu, informasi. Sistem informasi dapat mempengaruhi siapa yang melakukan apa kepada siapa, kapan, di mana, dan bagaimana dalam sebuah organisasi. Banyak sistem informasi baru memerlukan perubahan dalam rutinitas pribadi dan pribadi yang dapat menyakitkan bagi mereka yang terlibat dan memerlukan pelatihan ulang dan usaha tambahan yang mungkin atau mungkin tidak diberi kompensasi. Karena sistem informasi berpotensi mengubah struktur organisasi, budaya, proses bisnis, dan strategi, seringkali ada perlawanan yang cukup besar terhadap mereka saat diperkenalkan.

Internet Dan Organisasi

Internet, khususnya World Wide Web, memiliki dampak penting pada hubungan antara banyak perusahaan dan entitas eksternal, dan bahkan pada pengorganisasian proses bisnis di dalam perusahaan. Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi. Intinya, Internet mampu secara dramatis menurunkan biaya transaksi dan agensi yang dihadapi kebanyakan organisasi. Bisnis dengan cepat membangun kembali beberapa proses bisnis utama mereka berdasarkan teknologi Internet dan menjadikan teknologi ini komponen kunci dari infrastruktur TI mereka.

Implikasi Untuk Desain Dan Pemahaman Sistem Informasi

Untuk memberikan manfaat nyata, sistem informasi harus dibangun dengan pemahaman yang jelas tentang organisasi tempat mereka akan digunakan. Menurut pengalaman kami, faktor organisasi utama yang perlu dipertimbangkan saat merencanakan sistem baru adalah sebagai berikut:

• ·         Lingkungan di mana organisasi harus berfungsi
• ·         Struktur organisasi: hirarki, spesialisasi, rutinitas, dan proses bisnis
• ·         Budaya dan politik organisasi
• ·         Jenis organisasi dan gaya kepemimpinannya
• ·         Kelompok kepentingan utama yang terpengaruh oleh sistem dan sikap pekerja yang akan  menggunakan sistem tersebut
• ·         Jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis yang dirancang oleh sistem informasi untuk membantu

3.3 MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI UNTUK MENCAPAI KEUNGGULAN KOMPETITIF

Di hampir setiap industri yang Anda teliti, Anda akan menemukan bahwa beberapa perusahaan lebih baik daripada kebanyakan perusahaan lainnya. Hampir selalu ada perusahaan yang berdiri tegak. Perusahaan yang "berbuat lebih baik" daripada yang lain dikatakan memiliki keunggulan kompetitif dibanding orang lain: Mereka memiliki akses ke sumber daya khusus yang tidak dimiliki orang lain, atau mereka dapat menggunakan sumber daya yang tersedia secara umum lebih efisien - biasanya karena pengetahuan dan informasi yang unggul . Bagaimanapun, mereka melakukan yang lebih baik dalam hal pertumbuhan pendapatan, profitabilitas, atau pertumbuhan produktivitas (efisiensi), yang pada akhirnya dalam jangka panjang diterjemahkan menjadi saham yang lebih tinggi. valuasi pasar dibanding pesaing mereka.

Model Daya Kompetitif Porter

Diperdebatkan, model yang paling banyak digunakan untuk memahami keunggulan kompetitif adalah model kekuatan kompetitif Michael Porter (lihat Gambar 3-10). Model ini memberikan pandangan umum tentang perusahaan, pesaingnya, dan lingkungan perusahaan. Model Porter adalah tentang lingkungan bisnis umum perusahaan. Dalam model ini, lima kekuatan kompetitif membentuk nasib perusahaan.

Gambar 3-10   Model Daya Kompetitif Porter

Pesaing Tradisional

Semua perusahaan berbagi ruang pasar dengan pesaing lain yang terus-menerus merancang cara baru yang lebih efisien untuk diproduksi dengan mengenalkan produk dan layanan baru, dan mencoba menarik pelanggan dengan mengembangkan merek mereka dan menerapkan biaya switching pada pelanggan mereka.

Peserta Pasar Baru

Dalam ekonomi bebas dengan tenaga kerja dan sumber keuangan yang bergerak, perusahaan baru selalu memasuki pasar. Di beberapa industri, ada hambatan yang sangat rendah untuk masuk, sedangkan di industri lain, masuk sangat sulit.

Produk Pengganti dan Pelayanan

Hampir di setiap industri, ada beberapa pengganti yang mungkin digunakan pelanggan Anda jika harga Anda terlalu tinggi. Teknologi baru menciptakan pengganti baru setiap saat. Semakin banyak produk dan layanan pengganti di industri Anda, semakin sedikit Anda dapat mengendalikan harga dan semakin rendah margin keuntungan Anda.

Pelanggan

Perusahaan yang menguntungkan sangat bergantung pada kemampuannya untuk menarik dan mempertahankan pelanggan (sambil menolak pesaing mereka), dan mengenakan harga tinggi. Kekuatan pelanggan tumbuh jika mereka dapat dengan mudah beralih ke produk dan layanan pesaing, atau jika mereka dapat memaksa bisnis dan pesaingnya bersaing dengan harga saja di pasar yang transparan dimana hanya ada sedikit diferensiasi produk, dan semua harga diketahui secara instan ( seperti di Internet).

Pemasok

Kekuatan pasar pemasok dapat memiliki dampak signifikan terhadap keuntungan perusahaan, terutama bila perusahaan tidak dapat menaikkan harga secepat pemasok. Perusahaan yang memiliki banyak pemasok memiliki kontrol yang lebih besar terhadap pemasok dalam hal jadwal harga, kualitas, dan pengiriman.

Strategi Sistem Informasi Untuk Menghadapi Model Daya Kompetitif Porter

Ada empat strategi generik, yang masing-masing sering dimungkinkan dengan menggunakan sistem teknologi dan informasi: kepemimpinan biaya rendah, diferensiasi produk, fokus pada peluang pasar, dan memperkuat keakraban pelanggan dan pemasok.

Kepemimpinan Biaya Rendah

Gunakan sistem informasi untuk mencapai biaya operasional terendah dan harga terendah. Contoh klasiknya adalah Walmart. Dengan menjaga harga tetap rendah dan rak-rak yang terisi dengan baik menggunakan sistem pengisian barang legendaris yang legendaris, Walmart menjadi bisnis ritel terkemuka di Amerika Serikat. Sistem pengisian ulang Walmart yang terus menerus mengirimkan pesanan barang baru ke pemasok segera setelah konsumen membayar pembelian mereka di kasir. Sistem respons pelanggan yang efisien secara langsung menghubungkan perilaku konsumen dengan rantai distribusi dan produksi dan pasokan. Sistem pengisian ulang Walmart yang terus-menerus memberikan respons pelanggan yang efisien.

Diferensiasi Produk

Gunakan sistem informasi untuk memungkinkan produk dan layanan baru, atau sangat mengubah kenyamanan pelanggan dalam menggunakan produk dan layanan yang ada. Misalnya, Nike menjual sepatu kets yang disesuaikan melalui program NIKEiD-nya di situs Web-nya. Pelanggan bisa memilih jenis sepatu, warna, material, outsoles, dan bahkan logo hingga 8 karakter. Kemampuan untuk menawarkan produk atau layanan yang disesuaikan secara individual menggunakan sumber produksi yang sama seperti produksi massal disebut kustomisasi massal.

Fokus Pada Peluang Pasar

Gunakan sistem informasi untuk memungkinkan fokus pasar yang spesifik, dan sajikan target pasar yang sempit ini lebih baik daripada pesaing. Sistem informasi mendukung strategi ini dengan memproduksi dan menganalisis data untuk penjualan dan teknik pemasaran yang disesuaikan dengan baik. Sistem informasi memungkinkan perusahaan menganalisis pola, selera, dan preferensi membeli konsumen secara ketat sehingga kampanye iklan dan pemasaran mereka efisien ke pasar sasaran yang lebih kecil dan lebih kecil.

Data berasal dari berbagai sumber-transaksi kartu kredit, data demografi, data pembelian dari pemindai counter checkout di supermarket dan toko ritel, dan data dikumpulkan saat orang mengakses dan berinteraksi dengan situs Web. Perangkat lunak canggih menemukan pola di kumpulan data yang besar ini dan menyimpulkan peraturan dari mereka untuk memandu pengambilan keputusan. Analisis data semacam itu mendorong pemasaran satu lawan satu yang menciptakan pesan pribadi berdasarkan preferensi individual.

 Memperkuat Keintiman Pelanggan dan Pemasok

Gunakan sistem informasi untuk memperketat hubungan dengan pemasok dan mengembangkan keintiman dengan pelanggan. Hubungan yang kuat dengan pelanggan dan pemasok meningkatkan biaya switching (biaya beralih dari satu produk ke produk pesaing), dan loyalitas terhadap perusahaan Anda.

Dampak Internet Pada Keuntungan Kompetitif

Karena Internet, kekuatan persaingan tradisional masih berjalan, namun persaingan persaingan menjadi semakin ketat (Porter, 2001). Teknologi internet didasarkan pada standar universal yang dapat digunakan perusahaan manapun, sehingga mudah bagi saingan untuk bersaing dengan harga saja dan bagi pesaing baru untuk memasuki pasar. Karena informasi tersedia untuk semua orang, Internet meningkatkan daya tawar pelanggan, yang dapat dengan cepat menemukan penyedia biaya terendah di Web.

Tabel 3-5 merangkum beberapa dampak negatif dari Internet pada perusahaan bisnis yang diidentifikasi oleh Porter. Internet telah hampir menghancurkan beberapa industri dan telah sangat mengancam lebih banyak lagi. Namun, Internet juga telah menciptakan pasar yang sama sekali baru, menjadi basis bagi ribuan produk, layanan, dan model bisnis baru, dan memberikan kesempatan baru untuk membangun merek dengan basis pelanggan yang sangat besar dan setia.

Tabel 3-5         Dampak Internet Pada Struktur Kompetitif Dan Struktur Industri

Model Rantai Nilai Bisnis

Model Porter sangat membantu untuk mengidentifikasi kekuatan kompetitif dan menyarankan strategi generik, namun tidak terlalu spesifik mengenai apa yang sebenarnya harus dilakukan, sedangkan metode ini menyediakan metodologi untuk mencapai keunggulan operasional.

Model rantai nilai menyoroti kegiatan spesifik dalam bisnis di mana strategi kompetitif dapat diterapkan dengan sebaik-baiknya (Porter, 1985) dan di mana sistem informasi kemungkinan besar memiliki dampak strategis. Model ini mengidentifikasi titik leverage penting dan spesifik dimana perusahaan dapat menggunakan teknologi informasi dengan paling efektif untuk meningkatkan posisi kompetitifnya.

Model rantai nilai memandang perusahaan sebagai serangkaian atau rangkaian kegiatan dasar yang menambahkan margin nilai pada produk atau layanan perusahaan. Kegiatan ini dapat dikategorikan sebagai kegiatan utama atau kegiatan pendukung

Aktivitas utama paling langsung terkait dengan produksi dan distribusi produk dan layanan perusahaan, yang menciptakan nilai bagi pelanggan. Kegiatan utama meliputi logistik masuk, operasi, logistik keluar, penjualan dan pemasaran, dan layanan. Kegiatan pendukung membuat penyampaian kegiatan utama mungkin dan terdiri dari infrastruktur organisasi (administrasi dan manajemen), sumber daya manusia (rekrutmen, perekrutan, dan pelatihan karyawan), teknologi (memperbaiki produk dan proses produksi), dan pengadaan (iput pembelian).

Dengan menggunakan model rantai nilai bisnis juga akan membuat Anda mempertimbangkan untuk membandingkan proses bisnis Anda dengan pesaing atau orang lain di industri terkait, dan mengidentifikasi praktik terbaik industri. Benchmarking melibatkan perbandingan efisiensi dan efektivitas proses bisnis Anda melawan standar yang ketat dan kemudian mengukur kinerja terhadap standar tersebut. Praktik terbaik industri biasanya diidentifikasi oleh perusahaan konsultan, organisasi penelitian, instansi pemerintah, dan asosiasi industri sebagai solusi atau metode pemecahan masalah yang paling berhasil untuk secara konsisten dan efektif mencapai tujuan bisnis.

Memperluas Rantai Nilai: Nilai Web

Bagaimana sistem informasi digunakan untuk mencapai keunggulan strategis di tingkat industri? Dengan bekerja sama dengan perusahaan lain, peserta industri dapat menggunakan teknologi informasi untuk mengembangkan standar industri untuk pertukaran informasi atau transaksi bisnis secara elektronik, yang memaksa semua pelaku pasar untuk berlangganan standar serupa.

Upaya tersebut meningkatkan efisiensi, membuat substitusi produk lebih kecil kemungkinannya dan mungkin menaikkan biaya masuk - sehingga membuat pendatang baru enggan. Selain itu, anggota industri dapat membangun konsorsium, simposium, dan jaringan komunikasi yang didukung oleh seluruh industri untuk mengkoordinasikan kegiatan mengenai instansi pemerintah, persaingan asing, dan industri yang bersaing.

Melihat rantai nilai industri mendorong Anda untuk memikirkan bagaimana menggunakan sistem informasi untuk dihubungkan lebih efisien dengan pemasok, mitra strategis, dan pelanggan Anda. Keuntungan strategis berasal dari kemampuan Anda untuk menghubungkan rantai nilai Anda dengan rantai nilai pasangan lain didalam prosesnya.

Sinergi, Kompetensi Inti, Dan Strategi Berjangka

Sebuah perusahaan besar biasanya merupakan kumpulan bisnis. Seringkali, perusahaan diorganisasikan secara finansial sebagai kumpulan unit bisnis strategis dan pengembalian ke perusahaan terkait langsung dengan kinerja semua unit bisnis strategis. Sistem informasi dapat meningkatkan kinerja keseluruhan unit bisnis ini dengan mempromosikan sinergi dan kompetensi inti.

Sinergi

Gagasan tentang sinergi adalah bahwa ketika keluaran beberapa unit dapat digunakan sebagai masukan bagi unit lain.  Hubungan ini menurunkan biaya dan menghasilkan keuntungan. Merger bank dan keuangan perusahaan baru-baru ini, seperti penggabungan dari JP Morgan Chase dan Bank of New York serta Bank of America dan Countrywide Financial Corporation terjadi tepat untuk tujuan ini. Salah satu penggunaan teknologi informasi dalam situasi sinergi ini adalah untuk menggabungkan operasi unit bisnis yang berbeda sehingga bisa bertindak secara keseluruhan.

Meningkatkan Kompetensi Inti

Cara lain untuk menggunakan sistem informasi untuk keunggulan kompetitif adalah memikirkan cara-cara agar sistem dapat meningkatkan kompetensi inti. Kompetensi inti adalah aktivitas dimana perusahaan adalah pemimpin kelas dunia. Secara umum, kompetensi inti bergantung pada pengetahuan yang didapat selama bertahun-tahun pengalaman lapangan praktis dengan teknologi.

Pengetahuan praktis ini biasanya dilengkapi dengan usaha penelitian jangka panjang dan karyawan yang berkomitmen. Setiap sistem informasi yang mendorong pembagian pengetahuan di seluruh unit bisnis meningkatkan kompetensi. Sistem semacam itu dapat mendorong atau meningkatkan kompetensi yang ada dan membantu karyawan menyadari pengetahuan eksternal baru; Sistem semacam itu mungkin juga membantu bisnis memanfaatkan kompetensi yang ada ke pasar terkait.

Strategi Berbasis Jaringan

Ketersediaan teknologi internet dan jaringan telah mengilhami strategi yang memanfaatkan kemampuan perusahaan untuk menciptakan jaringan atau jaringan satu sama lain. Strategi berbasis jaringan mencakup penggunaan ekonomi jaringan, model perusahaan virtual, dan ekosistem bisnis.

3.4 MENGGUNAKAN SISTEM UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF: ISU MANAJEMEN

Sistem informasi strategis sering kali mengubah organisasi dan juga produk, layanan, dan prosedur operasinya, mendorong organisasi ke dalam pola perilaku baru. Berhasil menggunakan sistem informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif yang menantang dan membutuhkan koordinasi yang tepat antara teknologi, organisasi, dan manajemen.

Menyelesaikan Keunggulan Kompetitif

Keunggulan kompetitif yang diberikan sistem strategis tidak cukup lama untuk memastikan profitabilitas jangka panjang. Karena pesaing dapat membalas dan menyalin sistem strategis, keunggulan kompetitif tidak selalu berkelanjutan. Pasar, harapan pelanggan, dan perubahan teknologi; globalisasi telah membuat perubahan ini semakin cepat dan tidak dapat diprediksi.

Internet bisa membuat keunggulan kompetitif lenyap sangat cepat karena hampir semua perusahaan bisa menggunakan teknologi ini. Sistem informasi saja tidak bisa memberikan keuntungan bisnis yang abadi. Sistem awalnya ditujukan untuk menjadi strategis sering menjadi alat untuk bertahan hidup, dibutuhkan oleh setiap perusahaan untuk bertahan dalam bisnis, atau mungkin menghambat organisasi untuk membuat perubahan strategis yang penting untuk kesuksesan di masa depan.

Menyelaraskannya Dengan Tujuan Bisnis

Penelitian mengenai kinerja TI dan bisnis telah menemukan bahwa (a) semakin berhasil sebuah perusahaan dapat menyelaraskan teknologi informasi dengan tujuan bisnisnya, semakin menguntungkannya, dan (b) hanya seperempat perusahaan mencapai keselarasan TI dengan bisnis. Sekitar setengah dari keuntungan perusahaan bisnis dapat dijelaskan dengan penyelarasan TI dengan bisnis (Luftman, 2003).

Mengelola Transisi Strategis

Mengadopsi jenis sistem strategis yang dijelaskan dalam bab ini umumnya membutuhkan perubahan dalam tujuan bisnis, hubungan dengan pelanggan dan pemasok, dan proses bisnis. Perubahan sosioteknis ini, yang mempengaruhi elemen sosial dan teknis organisasi, dapat dianggap sebagai transisi strategis - sebuah gerakan antara tingkat sistem sosioteknik. Perubahan semacam itu sering kali menyebabkan kekaburan batas organisasi, baik eksternal maupun internal.

Sumber: buku Management Information Systems, MANAGING THE DIGITAL FIRM, TWELFTH EDITION, karya Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon