BAB I SISTEM INFORMASI DALAM GLOBAL BISNIS HARI INI

1.1             PERAN SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS HARI INI

Bagaimana Sistem Informasi Mengubah Bisnis

Bisnis mulai menggunakan alat jejaring sosial untuk menghubungkan karyawan mereka, pelanggan, dan manajer di seluruh dunia. Resesi, perdagangan dan periklanan lewat internet juga terus berlanjut memperluas.

Apa yang Baru dalam Sistem Informasi Manajemen?

Banyak! Apa yang membuat sistem informasi manajemen menjadi topik yang paling menarik dalam bisnis adalah perubahan terus-menerus dalam teknologi, manajemen menggunakan teknologi, dan dampaknya terhadap kesuksesan bisnis. Bisnis dan industri baru muncul, yang lama menurun, dan perusahaan sukses adalah mereka yang belajar cara menggunakan teknologi baru. Tabel 1-1 merangkum tema-tema baru dalam bisnis penggunaan sistem informasi.

Di bidang teknologi ada tiga perubahan yang saling terkait: (1) munculnya mobile digital platform, (2) pertumbuhan perangkat lunak online sebagai layanan, dan (3) pertumbuhan "komputasi awan" dimana semakin banyak perangkat lunak bisnis berjalan melalui Internet. 

  

Tabel 1-1         Apa yang baru dalam Sistem Informasi Manajemen

Tantangan dan Peluang Globalisasi: Dunia yang Terbatas

Tantangan bagi Anda sebagai mahasiswa bisnis adalah mengembangkan keterampilan tingkat tinggi melalui pendidikan dan pengalaman di tempat kerja yang tidak dapat di-outsource. Tantangan bagi bisnis Anda adalah menghindari pasar barang dan jasa yang bisa diproduksi di luar negeri dengan biaya lebih murah. Peluangnya besar sekali.

Munculnya Perusahaan Digital

Perusahaan digital adalah perusahaan di mana hampir semua hubungan bisnis yang signifikan dengan pelanggan, pemasok, dan karyawan secara digital dimungkinkan dan dimediasi. Proses bisnis inti dilakukan melalui jaringan digital yang mencakup keseluruhan organisasi atau menghubungkan beberapa organisasi. Proses bisnis mengacu pada serangkaian tugas dan perilaku logis terkait yang dikembangkan organisasi dari waktu ke waktu untuk menghasilkan hasil bisnis yang spesifik dan cara unik dimana kegiatan ini diatur dan dikoordinasikan.

Tujuan Usaha Strategis dari Sistem Informasi

Secara khusus, perusahaan bisnis banyak berinvestasi dalam sistem informasi untuk mencapai enam tujuan bisnis strategis: keunggulan operasional; produk, layanan, dan model bisnis baru; keintiman pelanggan dan pemasok; pengambilan keputusan yang lebih baik; keunggulan kompetitif; dan kelangsungan hidup.

Keunggulan Operasional

Bisnis terus berupaya meningkatkan efisiensi operasi mereka agar bisa mencapai profitabilitas yang lebih tinggi. Sistem informasi dan teknologi adalah beberapa alat yang paling penting yang tersedia bagi para manajer untuk mencapai tingkat efisiensi dan produktivitas yang lebih tinggi dalam operasi bisnis, terutama bila digabungkan dengan perubahan dalam praktik bisnis dan perilaku manajemen.

Produk Baru, Layanan, dan Model Bisnis

Sistem informasi dan teknologi merupakan alat pemungkin utama bagi perusahaan untuk menciptakan produk dan layanan baru, serta model bisnis yang sama sekali baru. Model bisnis menggambarkan bagaimana perusahaan memproduksi, memberikan, dan menjual produk atau layanan untuk menciptakan kekayaan.

Keintiman Pelanggan dan Pemasok

Ketika bisnis benar-benar mengenal pelanggannya, dan melayani mereka dengan baik, pelanggan umumnya merespons dengan kembali dan membeli lebih banyak. Hal ini meningkatkan pendapatan dan keuntungan. Begitu juga dengan pemasok: semakin banyak bisnis yang melibatkan pemasoknya, semakin baik pemasok dapat memberikan masukan penting. Hal ini menurunkan biaya. Cara untuk benar-benar mengetahui pelanggan, atau pemasok Anda, merupakan masalah utama bagi bisnis dengan jutaan pelanggan luring dan daring.

Peningkatan Pengambilan Keputusan

Banyak manajer bisnis beroperasi di bank kabut informasi, tidak pernah benar-benar memiliki informasi yang tepat pada saat yang tepat untuk membuat keputusan yang tepat. Sebagai gantinya, manajer mengandalkan ramalan, tebakan terbaik, dan keberuntungan. Hasilnya adalah terlalu banyak memproduksi barang dan jasa, misalokasi sumber daya, dan waktu respon yang buruk. Hasil buruk ini meningkatkan biaya dan kehilangan pelanggan. Dalam dekade terakhir, sistem informasi dan teknologi memungkinkan manajer untuk menggunakan data real-time dari pasar saat membuat keputusan.

Keunggulan kompetitif

Lakukan hal-hal yang lebih baik daripada pesaing Anda, mengurangi biaya untuk produk unggulan, dan merespons pelanggan dan pemasok secara real time semua menambahkan penjualan yang lebih tinggi dan keuntungan yang lebih tinggi yang tidak dapat disaingi pesaing Anda.

Bertahan hidup

Perusahaan bisnis juga berinvestasi pada sistem informasi dan teknologi karena mereka adalah kebutuhan untuk berbisnis. Terkadang "kebutuhan" ini didorong oleh perubahan tingkat industri.

1.2             PERSPEKTIF PADA SISTEM INFORMASI

Sejauh ini kami telah menggunakan sistem informasi dan teknologi secara informal tanpa menentukan persyaratannya. Teknologi informasi (TI) terdiri dari semua perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuan bisnisnya. "Sistem informasi" lebih kompleks dan paling baik dipahami dengan melihat mereka dari teknologi dan perspektif bisnis.

Apa itu Sistem Informasi?

Sistem informasi dapat didefinisikan secara teknis sebagai seperangkat komponen yang saling terkait yang mengumpulkan (atau mengambil), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam sebuah organisasi. Sistem informasi juga dapat membantu manajer dan pekerja menganalisis masalah, memvisualisasikan subyek yang kompleks, dan menciptakan produk baru.

Sistem informasi berisi informasi tentang orang, tempat, dan hal-hal penting dalam organisasi atau lingkungan sekitarnya. Dengan informasi yang kita maksudkan data yang telah dibentuk menjadi bentuk yang bermakna dan bermanfaat bagi manusia. Data, sebaliknya, adalah aliran fakta mentah yang mewakili kejadian yang terjadi di organisasi atau lingkungan fisik sebelum diorganisir dan disusun menjadi bentuk yang dapat dipahami dan digunakan orang.

Gambar 1-3 Data dan Informasi

Data mentah dari loket kasir supermarket dapat diproses dan disusun untuk menghasilkan informasi yang berarti, seperti jumlah penjualan deterjen piring atau total pendapatan penjualan dari deterjen piring untuk kawasan toko atau penjualan tertentu.

Tiga kegiatan dalam sistem informasi menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk membuat keputusan, mengendalikan operasi, menganalisis masalah, dan menciptakan produk atau layanan baru.

Kegiatan ini adalah input, pengolahan, dan keluaran (lihat Gambar 1-4). Masukan (input) menangkap atau mengumpulkan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternal. Pengolahan (process) mengubah masukan mentah ini menjadi bentuk yang berarti. Keluaran (output) mentransfer informasi yang diproses kepada orang-orang yang akan menggunakannya atau kegiatan yang akan digunakannya. Sistem informasi juga memerlukan umpan balik, yaitu output yang dikembalikan ke anggota organisasi yang sesuai untuk membantu mereka mengevaluasi atau memperbaiki tahap masukan.

Gambar 1-4     Fungsi Sistem Informasi

 

Dimensi Sistem Informasi

Kami mengacu pada pemahaman sistem informasi yang lebih luas ini, yang mencakup pemahaman tentang dimensi manajemen dan organisasi sistem serta dimensi teknis sistem, sebagai literasi sistem informasi. Bidang sistem informasi manajemen (MIS) mencoba untuk mencapai literasi sistem informasi yang lebih luas ini. SIM berkaitan dengan masalah perilaku serta masalah teknis seputar pengembangan, penggunaan, dan dampak sistem informasi yang digunakan oleh manajer dan karyawan di perusahaan.

Gambar 1-5     Sistem Informasi Lebih Dari Sekedar Komputer

Organisasi

Organisasi memiliki struktur yang terdiri dari berbagai tingkatan dan spesialisasi. Struktur mereka mengungkapkan pembagian kerja yang jelas. Kewenangan dan tanggung jawab dalam perusahaan bisnis diatur sebagai hierarki, atau struktur piramida. Tingkat hierarki atas terdiri dari pegawai manajerial, profesional, dan teknis, sedangkan tingkat bawah terdiri dari personil operasional.

Manajemen senior membuat keputusan strategis jangka panjang mengenai produk dan layanan serta memastikan kinerja keuangan perusahaan. Manajemen menengah melaksanakan program dan rencana manajemen senior dan manajemen operasional bertanggung jawab untuk memantau kegiatan bisnis sehari-hari. Pekerja pengetahuan, seperti insinyur, ilmuwan, atau arsitek, merancang produk atau layanan dan menciptakan pengetahuan baru untuk perusahaan, sedangkan pekerja data, seperti sekretaris atau juru tulis, membantu penjadwalan dan komunikasi di semua tingkat perusahaan. Pekerja produksi atau jasa benar-benar menghasilkan produk dan memberikan layanan (lihat Gambar 1-6).

Gambar 1-6     Tingkat Dalam Perusahaan

Para ahli dipekerjakan dan dilatih untuk fungsi bisnis yang berbeda. Fungsi bisnis utama, atau tugas khusus yang dilakukan oleh organisasi bisnis, terdiri dari penjualan dan pemasaran, manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, dan sumber daya manusia (lihat Tabel 1-2).

Tabel 1-2         Fungsi Bisnis Utama

Manajemen

Tugas manajemen adalah memahami beberapa situasi yang dihadapi oleh organisasi, membuat keputusan, dan merumuskan rencana tindakan untuk memecahkan masalah organisasi. Manajer merasakan tantangan bisnis di lingkungan; mereka menetapkan strategi organisasi untuk menanggapi tantangan tersebut; dan mereka mengalokasikan sumber daya manusia dan keuangan untuk mengkoordinasikan pekerjaan dan mencapai kesuksesan. Mereka juga harus menciptakan produk dan layanan baru dan bahkan menciptakan kembali organisasi dari waktu ke waktu.

Teknologi Informasi

Teknologi informasi adalah salah satu dari banyak tools manager yang digunakan untuk mengatasi perubahan. Perangkat keras komputer adalah peralatan fisik yang digunakan untuk kegiatan input, pengolahan, dan keluaran dalam sistem informasi. Perangkat lunak komputer terdiri dari instruksi terperinci dan terprogram yang mengendalikan dan mengkoordinasikan komponen perangkat keras komputer dalam sistem informasi. Teknologi pengelolaan data terdiri dari perangkat lunak yang mengatur pengorganisasian data pada media penyimpanan fisik.

Teknologi jaringan dan telekomunikasi, yang terdiri dari perangkat fisik dan perangkat lunak, menghubungkan berbagai perangkat keras dan transfer data dari satu lokasi fisik ke lokasi lainnya. Jaringan terbesar dan paling banyak digunakan di dunia adalah Internet. Internet adalah "jaringan jaringan" global yang menggunakan standar universal untuk menghubungkan jutaan jaringan yang berbeda dengan lebih dari 1,4 miliar pengguna di lebih 230 negara di seluruh dunia. Jaringan perusahaan internal berbasis teknologi internet disebut intranet. Intranet pribadi yang diberikan kepada pengguna resmi di luar organisasi disebut ekstranet, dan perusahaan menggunakan jaringan tersebut untuk mengkoordinasikan aktivitas mereka dengan perusahaan lain

World Wide Web adalah layanan yang disediakan oleh Internet yang menggunakan standar yang diterima secara universal untuk menyimpan, mengambil, memformat, dan menampilkan informasi dalam format halaman di Internet. Halaman web berisi teks, grafik, animasi, suara, dan video dan terhubung ke halaman Web lainnya.  Semua teknologi ini, bersama dengan orang-orang yang dibutuhkan untuk menjalankan dan mengelolanya, mewakili sumber daya yang dapat dibagi di seluruh organisasi dan merupakan infrastruktur teknologi informasi perusahaan (IT).

Itu Tidak Hanya Teknologi: Perspektif Bisnis Pada Sistem Informasi

Manajer dan perusahaan bisnis berinvestasi pada teknologi informasi dan sistem karena mereka memberikan nilai ekonomi riil bagi bisnis. Kita dapat melihat bahwa dari perspektif bisnis, sistem informasi merupakan instrumen penting untuk menciptakan nilai bagi perusahaan. Sistem informasi memungkinkan perusahaan meningkatkan pendapatan atau mengurangi biaya dengan memberikan informasi yang membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik atau memperbaiki proses bisnis.

Setiap bisnis memiliki rantai nilai informasi, yang diilustrasikan pada Gambar 1-7, di mana informasi mentah diperoleh secara sistematis dan kemudian diubah melalui berbagai tahap yang memberi nilai tambah pada informasi tersebut. Dari perspektif bisnis, sistem informasi merupakan bagian dari rangkaian aktivitas penambahan nilai untuk memperoleh, mengubah, dan mendistribusikan informasi yang dapat digunakan manajer untuk memperbaiki pengambilan keputusan, meningkatkan kinerja organisasi, dan pada akhirnya meningkatkan profitabilitas perusahaan.

Gambar 1-7     Rantai Nilai Informasi Bisnis

Aktiva Lokal: Modal Organisasi Dan Model Bisnis Yang Benar

Kesadaran akan dimensi organisasi dan manajerial sistem informasi dapat membantu kita memahami mengapa beberapa perusahaan mencapai hasil yang lebih baik dari sistem informasi mereka daripada yang lain. Studi pengembalian dari investasi teknologi informasi menunjukkan bahwa ada variasi yang cukup besar dalam perusahaan pengembalian yang diterima (lihat  gambar 1-8).  Investasi di bidang teknologi informasi tidak menjamin keuntungan yang baik.

Apa yang menyebabkan variasi ini di antara perusahaan? Jawabannya terletak pada konsep pelengkap aset. Investasi teknologi informasi saja tidak dapat membuat organisasi dan manajer lebih efektif kecuali jika disertai oleh nilai, struktur, dan pola perilaku pendukung dalam organisasi dan aset pelengkap lainnya. Perusahaan bisnis perlu mengubah cara mereka melakukan bisnis sebelum benar-benar dapat menuai keuntungan dari teknologi informasi baru.

Gambar 1-8     Variasi Dalam Informasi Investasi Teknis Kembali

Aset komplementer adalah aset yang dibutuhkan untuk mendapatkan nilai dari investasi primer (Teece, 1988). Penelitian mengenai investasi teknologi informasi bisnis menunjukkan bahwa perusahaan yang mendukung investasi teknologinya dengan investasi pada aset pelengkap, seperti model bisnis baru, proses bisnis baru, perilaku manajemen, budaya organisasi, atau pelatihan, mendapat keuntungan lebih tinggi, sedangkan perusahaan tersebut gagal mewujudkannya. Investasi komplementer menerima sedikit atau tidak ada pengembalian investasi teknologi informasinya (Brynjolfsson, 2003; Brynjolfsson dan Hitt, 2000; Davern dan Kauffman, 2000; Laudon, 1974).

Investasi dalam organisasi dan manajemen juga dikenal sebagai modal organisasi dan manajemen. Tabel 1-3 mencantumkan investasi pelengkap utama yang dibutuhkan perusahaan untuk mewujudkan nilai dari investasi teknologi informasi mereka.

Tabel 1-3         Aktiva Sosial, Manajerial, Dan Organisasi Yang Diperlukan Untuk Mengoptimalkan Kembali Investasi Teknologi Informatika

1.3             PENDEKATAN KONTEMPORER PADA SISTEM INFORMASI

Studi tentang sistem informasi adalah bidang multidisiplin. Tidak ada teori atau perspektif tunggal yang mendominasi. Gambar 1-9 mengilustrasikan disiplin utama yang menyumbangkan masalah, masalah, dan solusi dalam studi sistem informasi.

Gambar 1-9     Pendekatan Kontemporer Pada Sistem Informasi

Pendekatan Teknis

Pendekatan teknis terhadap sistem informasi menekankan model berbasis matematis untuk mempelajari sistem informasi, serta teknologi fisik dan kemampuan formal dari sistem ini. Disiplin yang berkontribusi terhadap pendekatan teknis adalah  (1) Ilmu komputer berkaitan dengan penetapan teori komputasi, metode perhitungan, dan metode penyimpanan data dan akses yang efisien; (2) Ilmu manajemen menekankan pengembangan model untuk pengambilan keputusan dan praktik manajemen; (3) Riset operasi berfokus pada teknik matematika untuk mengoptimalkan parameter organisasi yang dipilih, seperti transportasi, pengendalian persediaan, dan biaya transaksi.

Pendekatan Perilaku

Bagian penting dari bidang sistem informasi berkaitan dengan masalah perilaku yang timbul dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem informasi jangka panjang. Disiplin perilaku lainnya menyumbangkan konsep dan metode penting. Pendekatan perilaku tidak mengabaikan teknologi. Memang, teknologi sistem informasi sering menjadi rangsangan bagi masalah atau masalah perilaku. Tapi fokus dari pendekatan ini umumnya tidak pada solusi teknis. Sebaliknya, ini berkonsentrasi pada perubahan sikap, manajemen dan kebijakan organisasi, dan perilaku.

Pendekatan Teks Ini: Sistem Sosioteknik

Studi tentang sistem informasi manajemen (MIS) muncul untuk berfokus pada penggunaan sistem informasi berbasis komputer di perusahaan bisnis dan lembaga pemerintah. MIS menggabungkan karya ilmu komputer, ilmu manajemen, dan riset operasi dengan orientasi praktis terhadap pengembangan solusi sistem terhadap masalah dunia nyata dan pengelolaan sumber teknologi informasi. Hal ini juga berkaitan dengan masalah perilaku seputar pengembangan, penggunaan, dan dampak sistem informasi, yang biasanya dibahas di bidang sosiologi, ekonomi, dan psikologi.

Pandangan yang kita adopsi dalam buku ini paling baik dicirikan sebagai pandangan sosioteknik sistem. Dalam pandangan ini, kinerja organisasi yang optimal dicapai dengan mengoptimalkan sistem sosial dan teknis yang digunakan dalam produksi. Mengadopsi perspektif sistem sosioteknik membantu menghindari pendekatan teknologi murni terhadap sistem informasi. Gambar 1-10 mengilustrasikan proses penyesuaian timbal balik ini dalam sistem sosioteknik.

Gambar 1-10               Perspektif Sosioteknik Pada Sistem Informasi

Sumber: buku Management Information Systems, MANAGING THE DIGITAL FIRM, TWELFTH EDITION, karya Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon.