BAB XIII MEMBANGUN SISTEM INFORMASI

13.1 SISTEM SEBAGAI PERUBAHAN ORGANISASI YANG BERENCANA

Membangun sistem informasi baru merupakan salah satu bentuk perubahan organisasi yang terencana. Pengenalan sistem informasi baru melibatkan lebih banyak daripada perangkat keras dan perangkat lunak baru. Ini juga mencakup perubahan dalam pekerjaan, keterampilan, manajemen, dan organisasi

Pembangunan Sistem dan Perubahan Organisasi

Teknologi informasi memungkinkan organisasi mengalami empat jenis perubahan organisasi struktural: (1) otomasi, (2) rasionalisasi, (3) perancangan ulang proses bisnis, dan (4) pergeseran paradigma. Bentuk perubahan organisasi TI yang paling umum adalah Otomasi. Penerapan teknologi informasi pertama melibatkan membantu karyawan dalam menjalankan tugasnya secara lebih efisien dan efektif.  Bentuk perubahan organisasi yang lebih dalam adalah rasionalisasi prosedur. Otomatisasi sering mengungkapkan kemacetan baru dalam produksi dan membuat pengaturan prosedur dan struktur yang ada sangat tidak praktis.

     Rasionalisasi prosedur adalah penyederhanaan prosedur operasi standar. Rasionalisasi prosedur sering ditemukan dalam program untuk membuat serangkaian peningkatan kualitas produk, layanan, dan operasi berkelanjutan, seperti manajemen kualitas total (TQM) dan six sigma. Total quality management (TQM) membuat pencapaian kualitas menjadi tujuan itu sendiri dan tanggung jawab semua orang dan fungsi dalam suatu organisasi. TQM berasal dari konsep yang dikembangkan oleh pakar kualitas Amerika seperti W. Edwards Deming dan Joseph Juran, namun dipopulerkan oleh orang Jepang. Six sigma adalah ukuran kualitas yang spesifik, mewakili 3,4 kekurangan per juta peluang.

     Jenis perubahan organisasi yang lebih kuat adalah Perancangan Ulang Proses Bisnis, di mana proses bisnis dianalisis, disederhanakan, dan didesain ulang. Perancangan ulang proses bisnis mereorganisasi alur kerja, menggabungkan langkah-langkah untuk mengurangi limbah dan menghilangkan tugas berulang-ulang yang padat kertas. (Terkadang desain baru juga menghilangkan pekerjaan.) Ini jauh lebih ambisius daripada rasionalisasi prosedur, yang memerlukan visi baru tentang bagaimana prosesnya diatur.

     Prosedur rasionalisasi dan perancangan ulang proses bisnis terbatas pada bagian-bagian tertentu dari sebuah bisnis. Sistem informasi baru pada akhirnya dapat mempengaruhi disain keseluruhan organisasi dengan mengubah bagaimana organisasi menjalankan bisnisnya atau bahkan sifat bisnisnya.

     Schneider menciptakan bisnis baru yang mengelola logistik untuk perusahaan lain. Bentuk perubahan bisnis yang lebih radikal ini disebut Pergeseran Paradigma. Pergeseran paradigma melibatkan pemikiran ulang tentang sifat bisnis dan sifat organisasi. Perubahan paradigma dan rekayasa ulang sering gagal karena perubahan organisasi yang ekstensif sangat sulit diatur. Dalam banyak kasus, perusahaan yang mencari perubahan paradigma dan mengejar strategi rekayasa ulang mencapai menakjubkan, urutan besarnya kenaikan laba atas investasi (atau produktivitas).

Perancangan Ulang Proses Bisnis

Manajemen proses bisnis menyediakan berbagai alat dan metodologi untuk menganalisa proses yang ada, merancang proses baru, dan mengoptimalkan proses tersebut. BPM (Business Process Management) tidak pernah disimpulkan karena perbaikan proses memerlukan perubahan terus-menerus. Perusahaan yang menjalankan manajemen proses bisnis melalui langkah-langkah berikut:

1.      Mengidentifikasi proses perubahan

Salah satu keputusan strategis terpenting yang dapat dibuat oleh perusahaan adalah memahami proses bisnis apa yang perlu dilakukan perbaikan. Manajer perlu menentukan proses bisnis apa yang paling penting dan bagaimana memperbaiki proses ini akan membantu kinerja bisnis.

2.      Menganalisis proses yang ada

Proses bisnis yang ada harus dimodelkan dan didokumentasikan, mencatat masukan, keluaran, sumber daya, dan urutan aktivitas. Tim desain proses mengidentifikasi langkah-langkah berlebihan, tugas intensif kertas, kemacetan, dan inefisiensi lainnya.

3.      Merancang proses baru

Setelah proses yang ada dipetakan dan diukur dari segi waktu dan biaya, tim perancang proses akan mencoba memperbaiki prosesnya dengan merancang yang baru. Proses "untuk menjadi" yang baru disederhanakan akan didokumentasikan dan dimodelkan untuk perbandingan dengan proses lama. Manajemen pertama mengukur waktu dan biaya proses yang ada sebagai baseline.

4.      Melaksanakan proses baru

Begitu proses baru telah dimodelkan dan dianalisis secara menyeluruh, maka harus diterjemahkan ke dalam seperangkat prosedur dan peraturan kerja yang baru. Sistem informasi baru atau penyempurnaan sistem yang ada mungkin harus diimplementasikan untuk mendukung proses yang dirancang ulang. Proses baru dan sistem pendukung diluncurkan ke dalam organisasi bisnis. Seiring bisnis mulai menggunakan proses ini, masalah ditemukan dan diatasi. Karyawan yang bekerja dengan proses tersebut dapat merekomendasikan perbaikan.

5.      Pengukuran terus menerus

Begitu proses telah diimplementasikan dan dioptimalkan, perlu dilakukan pengukuran secara terus menerus agar proses tidak dapat memburuk seiring berjalannya waktu karena karyawan kembali menggunakan metode lama, atau mungkin kehilangan keefektifannya jika bisnis mengalami perubahan lainnya.

     Meskipun banyak perbaikan proses bisnis bersifat incremental dan berkelanjutan, ada kalanya perubahan radikal harus terjadi. Bila diterapkan dengan benar, perancangan ulang proses bisnis menghasilkan keuntungan dan produktivitas yang dramatis, dan bahkan dapat mengubah cara bisnis dijalankan. BPM menimbulkan tantangan. Eksekutif melaporkan bahwa penghalang tunggal terbesar untuk perubahan proses bisnis yang sukses adalah budaya organisasi. Mengelola perubahan tidak sederhana dan tidak intuitif, dan perusahaan yang berkomitmen terhadap perbaikan proses yang ekstensif memerlukan strategi manajemen perubahan yang baik.

Alat untuk Manajemen Proses Bisnis

Lebih dari 100 perusahaan perangkat lunak menyediakan alat untuk berbagai aspek BPM, termasuk IBM, Oracle, dan TIBCO. Alat-alat ini membantu bisnis mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses yang memerlukan perbaikan, menciptakan model proses yang lebih baik, menangkap dan menerapkan peraturan bisnis untuk melakukan proses, dan mengintegrasikan sistem yang ada untuk mendukung proses baru atau didesain ulang.

     Perangkat lunak BPM juga menyediakan analisis untuk memverifikasi bahwa kinerja proses telah ditingkatkan dan untuk mengukur dampak perubahan proses pada indikator kinerja bisnis utama. Beberapa alat BPM mendokumentasikan dan memonitor proses bisnis untuk membantu perusahaan mengidentifikasi inefisiensi, menggunakan perangkat lunak untuk terhubung dengan masing-masing sistem yang digunakan perusahaan untuk proses tertentu untuk mengidentifikasi titik-titik masalah.

     Kategori alat lainnya mengotomatisasi beberapa bagian proses bisnis dan menerapkan peraturan bisnis sehingga karyawan melakukan proses itu secara lebih konsisten dan efisien. Kategori alat ketiga membantu bisnis mengintegrasikan sistem yang ada untuk mendukung perbaikan proses. Mereka secara otomatis mengelola proses di seluruh bisnis, mengekstrak data dari berbagai sumber dan database, dan menghasilkan transaksi di beberapa sistem terkait.

13.2 TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM

Kegiatan yang menghasilkan solusi sistem informasi terhadap masalah atau peluang organisasi disebut pengembangan sistem. Pengembangan sistem adalah masalah terstruktur yang dipecahkan dengan aktivitas yang berbeda. Kegiatan ini terdiri dari analisis sistem, perancangan sistem, pemrograman, pengujian, konversi, dan produksi dan pemeliharaan.

Analisa Sistem

Analisis sistem adalah analisis masalah yang coba diatasi oleh sebuah perusahaan dengan sistem informasi. Ini terdiri dari mendefinisikan masalah, mengidentifikasi penyebabnya, menentukan solusinya, dan mengidentifikasi persyaratan informasi yang harus dipenuhi oleh solusi sistem.

     Analis sistem membuat peta jalan dari organisasi dan sistem yang ada, mengidentifikasi pemilik utama dan pengguna data beserta perangkat keras dan perangkat lunak yang ada. Analis sistem kemudian merinci masalah sistem yang ada dengan memeriksa dokumen, dokumen kerja, dan prosedur; mengamati operasi sistem; dan mewawancarai pengguna utama sistem, analis dapat mengidentifikasi area dan sasaran masalah yang akan dicapai solusi. Seringkali solusinya membutuhkan membangun sistem informasi baru atau memperbaiki sistem yang ada. Analisis sistem juga mencakup studi kelayakan.

Menetapkan Persyaratan Informasi

Pada tingkat yang paling dasar, persyaratan informasi dari sebuah sistem baru melibatkan identifikasi siapa yang membutuhkan informasi apa, di mana, kapan, dan bagaimana caranya. Analisis kebutuhan secara hati-hati mendefinisikan tujuan sistem yang baru atau yang dimodifikasi dan mengembangkan deskripsi rinci tentang fungsi yang harus dilakukan sistem baru. Analisis persyaratan yang salah adalah penyebab utama kegagalan sistem dan biaya pengembangan sistem yang tinggi. Beberapa masalah tidak memerlukan solusi sistem informasi namun memerlukan penyesuaian dalam manajemen, pelatihan tambahan, atau penyempurnaan prosedur organisasi yang ada.

Desain Sistem

Perancangan sistem informasi adalah keseluruhan rencana atau model untuk sistem tersebut, terdiri dari semua spesifikasi yang memberi sistem bentuk dan strukturnya. Perancang sistem merinci spesifikasi sistem yang akan memberikan fungsi yang diidentifikasi selama analisis sistem. Spesifikasi ini harus menangani semua komponen manajerial, organisasi, dan teknologi dari solusi sistem. Sistem mungkin memiliki banyak kemungkinan desain. Setiap desain mewakili perpaduan unik antara semua komponen teknis dan organisasi.

Peran Pengguna Akhir

Persyaratan informasi pengguna mendorong keseluruhan upaya membangun sistem. Pengguna harus memiliki kontrol yang memadai atas proses perancangan untuk memastikan bahwa sistem tersebut mencerminkan prioritas bisnis dan kebutuhan informasi mereka, bukan bias staf teknis. Bekerja pada desain meningkatkan pemahaman dan penerimaan pengguna terhadap sistem. Keterlibatan pengguna yang tidak memadai dalam usaha perancangan merupakan penyebab utama kegagalan sistem. Beberapa sistem memerlukan lebih banyak partisipasi pengguna dalam desain daripada yang lain.

Melengkapi Proses Pembangunan Sistem

Langkah-langkah yang tersisa dalam proses pengembangan sistem menerjemahkan spesifikasi solusi yang ditetapkan selama analisis dan perancangan sistem ke dalam sistem informasi operasional sepenuhnya. Langkah penutup ini terdiri dari pemrograman, pengujian, konversi, produksi, dan perawatan.

Pemrograman

Selama tahap pemrograman, spesifikasi sistem yang disiapkan selama tahap perancangan diterjemahkan ke dalam kode program perangkat lunak. Saat ini, banyak organisasi tidak lagi melakukan pemrograman sendiri untuk sistem baru.

Pengujian

Pengujian menyeluruh harus dilakukan untuk memastikan apakah sistem menghasilkan hasil yang tepat. Beberapa perusahaan mulai menggunakan layanan cloud computing untuk pekerjaan ini. Pengujian bersifat timeconsuming: Data uji harus disiapkan dengan hati-hati, hasil diperiksa, dan koreksi dilakukan pada sistem. Dalam beberapa kasus, bagian dari sistem mungkin harus didesain ulang. Resiko akibat glossing atas langkah ini sangat besar.

Menguji sistem informasi dapat dibagi menjadi tiga jenis kegiatan:

• Pengujian Unit, atau pengujian program, terdiri dari pengujian setiap program secara terpisah di sistem. Tujuan pengujian semacam itu adalah untuk menjamin bahwa program bebas dari kesalahan, namun tujuan ini secara realistis tidak mungkin dilakukan. Pengujian harus dipandang sebagai alat untuk menemukan kesalahan dalam program, dengan fokus pada menemukan semua cara untuk membuat sebuah program gagal. Begitu mereka ditemukan, masalah bisa diperbaiki.
• Pengujian Sistem menguji berfungsinya sistem informasi secara keseluruhan. Ia mencoba untuk menentukan apakah modul diskrit akan berfungsi bersama seperti yang direncanakan dan apakah ada perbedaan antara cara sistem benar-benar bekerja dan cara penggunaannya. Di antara area yang diperiksa adalah waktu kinerja, kapasitas penyimpanan file dan penanganan beban puncak, kemampuan pemulihan dan restart, dan prosedur manual.
• Pengujian Penerimaan memberikan sertifikasi akhir bahwa sistem siap digunakan dalam pengaturan produksi. Tes sistem dievaluasi oleh pengguna dan ditinjau oleh manajemen. Tim pengembangan sistem bekerja dengan pengguna untuk merancang rencana uji sistematis. Rencana uji mencakup semua persiapan untuk serangkaian tes.

     Konversi adalah proses perubahan dari sistem lama ke sistem yang baru. Empat strategi konversi utama yang dapat digunakan adalah: strategi paralel, strategi cutover langsung, strategi studi percontohan, dan strategi pendekatan bertahap. Dalam Strategi Paralel, sistem lama dan penggantian potensinya dijalankan bersama-sama untuk sementara waktu sampai semua orang yakin bahwa yang baru berfungsi dengan benar. Ini adalah pendekatan konversi yang paling aman karena, jika terjadi kesalahan atau gangguan pemrosesan, sistem lama tetap bisa dijadikan backup.

Produksi dan Pemeliharaan

Selama tahap produksi, sistem akan ditinjau oleh pengguna dan spesialis teknis untuk menentukan seberapa baik pencapaian tujuan awalnya dan untuk memutuskan apakah ada revisi atau modifikasi secara berurutan. Dalam beberapa kasus, dokumen audit pasca-implementasi formal disiapkan. Setelah sistem telah diperbaiki, harus dipelihara saat berada dalam produksi untuk memperbaiki kesalahan, memenuhi persyaratan, atau memperbaiki efisiensi pemrosesan.

     Perubahan perangkat keras, perangkat lunak, dokumentasi, atau prosedur ke sistem produksi untuk memperbaiki kesalahan, memenuhi persyaratan baru, atau memperbaiki efisiensi pemrosesan disebut perawatan. Strategi Cutover langsung menggantikan sistem lama sepenuhnya dengan sistem baru pada hari yang ditentukan. Ini adalah pendekatan yang sangat berisiko yang berpotensi lebih mahal daripada menjalankan dua sistem secara paralel jika masalah serius dengan sistem baru ditemukan.

Strategi Percontohan memperkenalkan sistem baru hanya pada area organisasi yang terbatas, seperti satu departemen atau unit operasi. Saat versi uji coba ini selesai dan bekerja dengan lancar, pemasangan di seluruh bagian organisasi lainnya dikerjakan, baik secara bersamaan maupun bertahap.

Strategi Pendekatan Bertahap memperkenalkan sistem baru secara bertahap, baik oleh fungsi atau unit organisasi. Bergerak dari sistem lama ke sistem yang baru mengharuskan pengguna akhir untuk dilatih menggunakan sistem yang baru. Dokumentasi terperinci yang menunjukkan bagaimana sistem bekerja dari sudut pandang teknis dan pengguna akhir diselesaikan selama konversi waktu untuk digunakan dalam pelatihan dan operasi sehari-hari. Kurangnya pelatihan dan dokumentasi yang tepat berkontribusi terhadap kegagalan sistem.

Pemodelan dan Perancangan Sistem: Struktur dan Obyek-Metodologi Berorientasi

Metodologi Terstruktur

Metodologi terstruktur telah digunakan untuk mendokumentasikan, menganalisa, dan merancang sistem informasi sejak tahun 1970an. Terstruktur mengacu pada fakta bahwa tekniknya selangkah demi selangkah, dengan setiap langkah membangun pada yang sebelumnya. Metodologi terstruktur adalah top-down, maju dari yang tertinggi, tingkat paling abstrak ke tingkat detail paling rendah - dari yang umum sampai yang spesifik. Metode pengembangan terstruktur berorientasi pada proses, terutama berfokus pada pemodelan proses, atau tindakan yang menangkap, menyimpan, memanipulasi, dan mendistribusikan data sebagai aliran data melalui suatu sistem. Metode ini memisahkan data dari proses. Prosedur pemrograman terpisah harus ditulis setiap kali seseorang ingin melakukan tindakan terhadap data tertentu. Prosedurnya bertindak berdasarkan data yang dikirimkan program kepada mereka.

     Alat utama untuk merepresentasikan proses komponen sistem dan arus data di antaranya adalah Data Flow Diagram (DFD). Diagram alir data menawarkan model arus informasi logis, mempartisi sistem menjadi modul yang menunjukkan tingkat detail yang dapat diatur. Diagram dapat digunakan untuk menggambarkan proses tingkat tinggi serta rincian yang lebih rendah. Melalui diagram alir data yang diratakan, proses yang kompleks dapat dipecah menjadi tingkat detail yang berurutan. Seluruh sistem dapat dibagi menjadi subsistem dengan diagram alir data tingkat tinggi. Setiap subsistem, pada gilirannya, dapat dibagi menjadi subsistem tambahan dengan diagram alir data tingkat dua, dan subsistem tingkat rendah dapat dipecah lagi sampai tingkat detail terendah tercapai.

     Alat lain untuk analisis terstruktur adalah kamus data, yang berisi informasi tentang masing-masing potongan data dan pengelompokan data dalam suatu sistem. Kamus data mendefinisikan isi aliran data dan penyimpanan data sehingga pembangun sistem memahami dengan tepat bagian data yang dikandungnya. Spesifikasi proses menggambarkan transformasi yang terjadi dalam tingkat terendah dari diagram alir data. Mereka mengekspresikan logika untuk setiap proses.

     Dalam metodologi terstruktur, perancangan perangkat lunak dimodelkan menggunakan diagram struktur hirarkis. Bagan struktur adalah grafik top-down, menunjukkan setiap tingkat disain, hubungannya ke tingkat lain, dan tempatnya dalam keseluruhan struktur desain. Desain pertama mempertimbangkan fungsi utama dari sebuah program atau sistem, kemudian memecah fungsi ini menjadi subfungsi, dan membusuk setiap subfungsi sampai tingkat detail terendah tercapai.

Pengembangan Berorientasi Objek

Pengembangan berorientasi objek menggunakan objek sebagai unit dasar analisis dan perancangan sistem. Objek menggabungkan data dan proses spesifik yang beroperasi pada data tersebut. Data yang dienkapsulasi dalam suatu objek dapat diakses dan dimodifikasi hanya oleh operasi, atau metode, yang terkait dengan objek itu. Alih-alih mengirimkan data ke prosedur, program mengirim pesan agar suatu benda melakukan operasi yang sudah tertanam di dalamnya.

     Sistem ini dimodelkan sebagai kumpulan benda dan hubungan di antara mereka. Karena logika pemrosesan berada di dalam objek, bukan pada program perangkat lunak terpisah, objek harus berkolaborasi satu sama lain untuk membuat sistem bekerja.

     Pemodelan berorientasi objek didasarkan pada konsep kelas dan warisan. Objek milik kelas tertentu, atau kategori umum benda serupa, memiliki fitur kelas itu. Kelas objek pada gilirannya dapat mewarisi semua struktur dan perilaku kelas yang lebih umum dan kemudian menambahkan variabel dan perilaku yang unik untuk setiap objek. Kelas objek baru dibuat dengan memilih kelas yang ada dan menentukan bagaimana kelas baru berbeda dari kelas yang ada, daripada mulai dari nol setiap saat.

     Pengembangan berorientasi objek lebih bersifat iteratif dan inkremental daripada pengembangan terstruktur tradisional. Selama analisis, pembangun sistem mendokumentasikan persyaratan fungsional sistem, menentukan sifat yang paling penting dan sistem yang harus diajukan. Sistem informasi diimplementasikan dengan menerjemahkan perancangan ke dalam kode program, menggunakan kembali kelas-kelas yang sudah tersedia di perpustakaan objek perangkat lunak yang dapat digunakan kembali dan menambahkan yang baru dibuat selama tahap perancangan berorientasi objek. Karena objek dapat digunakan kembali, pengembangan berorientasi objek berpotensi mengurangi waktu dan biaya penulisan perangkat lunak karena organisasi dapat menggunakan kembali objek perangkat lunak yang telah dibuat sebagai blok bangunan untuk aplikasi lain.

Rekayasa Perangkat Lunak Berbantuan Komputer

Rekayasa perangkat lunak berbsis komputer (Computer-Aided Software Engineering/CASE) menyediakan perangkat lunak untuk mengotomatisasi metodologi untuk mengurangi jumlah pekerjaan berulang yang perlu dilakukan pengembang.

     Alat CASE juga memfasilitasi terciptanya dokumentasi yang jelas dan koordinasi upaya pengembangan tim. Anggota tim dapat berbagi pekerjaan mereka dengan mudah dengan mengakses file masing-masing untuk meninjau atau memodifikasi apa yang telah dilakukan. Manfaat produktivitas sederhana juga bisa dicapai jika alat tersebut digunakan dengan benar.

     Alat CASE menyediakan fasilitas grafik otomatis untuk memproduksi bagan dan diagram, layar dan generator laporan, kamus data, fasilitas pelaporan yang luas, alat analisis dan pengecekan, generator kode, dan generator dokumentasi. Secara umum, alat CASE mencoba meningkatkan produktivitas dan kualitas dengan

• Menegakkan metodologi pengembangan standar dan disiplin desain.
• Meningkatkan komunikasi antara pengguna dan spesialis teknis.
• Mengorganisir dan menghubungkan komponen desain dan memberikan akses cepat kepada mereka menggunakan repositori desain.
• Mengotomatiskan bagian analisis dan desain yang membosankan dan rawan kesalahan.
• Mengotomatiskan pembuatan kode dan pengujian dan pengontrolan peluncuran.

Alat CASE berisi fitur untuk memvalidasi diagram dan spesifikasi desain. Agar bisa digunakan secara efektif, alat CASE membutuhkan disiplin organisasi. Setiap anggota proyek pembangunan harus mematuhi seperangkat konvensi penamaan dan standar serta metodologi pengembangan.

13.3 PENDEKATAN PEMBANGUNAN SISTEM ALTERNATIF

Siklus Hidup Sistem Tradisional

Siklus hidup sistem adalah metode tertua untuk membangun sistem informasi. Metodologi siklus hidup adalah pendekatan bertahap untuk membangun sebuah sistem, membagi pengembangan sistem menjadi tahap formal. Metodologi siklus hidup sistem mempertahankan pembagian kerja yang sangat formal antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi. Siklus hidup juga menekankan spesifikasi dan dokumen formal, sehingga banyak dokumen dihasilkan selama proyek sistem berlangsung.

     Sistem siklus hidup masih digunakan untuk membangun sistem kompleks yang besar yang memerlukan analisis persyaratan yang ketat dan formal, spesifikasi yang telah ditentukan, dan kontrol yang ketat terhadap proses pembuatan sistem. Namun, pendekatan sistem siklus hidup bisa mahal, menyita waktu, dan tidak fleksibel.

     Meskipun pembangun sistem dapat bolak-balik di antara tahapan dalam siklus hidup, siklus hidup sistem didominasi pendekatan "air terjun" di mana tugas dalam satu tahap diselesaikan sebelum tahap kerja dimulai. Pendekatan siklus hidup juga tidak sesuai untuk banyak sistem desktop kecil, yang cenderung kurang terstruktur dan lebih individual.

Prototiping

Prototyping terdiri dari membangun sistem eksperimental dengan cepat dan murah bagi pengguna akhir untuk dievaluasi. Dengan berinteraksi dengan prototipe, pengguna bisa mendapatkan gagasan yang lebih baik mengenai kebutuhan informasi mereka. Prototipe yang didukung oleh pengguna dapat digunakan sebagai template untuk menciptakan sistem akhir. Prototipe ini adalah versi kerja dari sistem informasi atau bagian dari sistem, namun model ini hanya merupakan model pendahuluan.Setelah beroperasi, prototipe akan disempurnakan lebih lanjut sampai sesuai dengan kebutuhan pengguna. Setelah disain selesai, prototipe tersebut dapat dikonversi menjadi sistem produksi yang dipoles.

     Proses membangun desain awal, mencoba keluar, menyempurnakannya, dan mencoba lagi telah disebut proses berulang dari pengembangan sistem karena langkah-langkah yang diperlukan untuk membangun sebuah sistem dapat diulang berulang-ulang. Prototyping lebih eksplisit iteratif daripada siklus hidup konvensional, dan secara aktif mempromosikan perubahan desain sistem.

Langkah-langkah dalam Prototyping

Langkah 1: Identifikasi kebutuhan dasar pengguna. Perancang sistem (biasanya spesialis sistem informasi) bekerja dengan pengguna cukup lama untuk menangkap kebutuhan informasi dasar pengguna.

Langkah 2: Kembangkan prototipe awal. Perancang sistem menciptakan prototip kerja dengan cepat, menggunakan alat untuk menghasilkan perangkat lunak dengan cepat.

Langkah 3: Gunakan prototipe. Pengguna didorong untuk bekerja sama dengan sistem untuk menentukan seberapa baik prototipe tersebut memenuhi kebutuhannya dan memberi saran untuk memperbaiki prototipe.

Langkah 4: Merevisi dan meningkatkan prototipe. Pembangun sistem mencatat semua perubahan yang diminta pengguna dan menyempurnakan prototipenya sesuai dengan itu. Setelah prototipe telah direvisi, siklus kembali ke Langkah 3. Langkah 3 dan 4 diulang sampai pengguna puas.

Bila tidak ada lagi iterasi yang diperlukan, prototipe yang disetujui kemudian menjadi prototipe operasional yang melengkapi spesifikasi akhir untuk aplikasi.

Keuntungan dan Kerugian Prototyping

Prototyping sangat berguna bila ada beberapa ketidakpastian mengenai persyaratan atau solusi perancangan dan sering digunakan untuk merancang antarmuka pengguna akhir sistem informasi (bagian dari sistem yang berinteraksi dengan pengguna akhir, seperti display online dan layar entri data, laporan, atau Halaman web). Karena prototyping mendorong keterlibatan pengguna akhir yang intens selama siklus pengembangan sistem, kemungkinan akan menghasilkan sistem yang memenuhi persyaratan pengguna. Namun, prototyping yang cepat dapat mengabaikan langkah penting dalam pengembangan sistem.

Pengembangan Pengguna Akhir

Beberapa jenis sistem informasi dapat dikembangkan oleh pengguna akhir dengan sedikit atau tanpa bantuan formal dari spesialis teknis. Fenomena ini disebut pengembangan pengguna akhir. Serangkaian perangkat lunak yang dikategorikan sebagai bahasa generasi keempat membuat ini menjadi mungkin. Bahasa generasi keempat adalah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna akhir membuat laporan atau mengembangkan aplikasi perangkat lunak dengan sedikit atau tanpa bantuan teknis. Beberapa alat keempat ini juga meningkatkan produktivitas pemrogram profesional.

     Pengguna akhir kemungkinan besar bekerja dengan perangkat lunak PC dan bahasa kueri. Bahasa query adalah perangkat lunak yang memberikan jawaban langsung atas permintaan informasi yang tidak ditentukan sebelumnya. Bahasa query sering dikaitkan dengan perangkat lunak pengelolaan data dan sistem manajemen basis data.

     Namun, alat generasi keempat masih tidak bisa menggantikan alat konvensional untuk beberapa aplikasi bisnis karena mereka tidak dapat dengan mudah menangani pemrosesan sejumlah besar transaksi atau aplikasi dengan logika prosedural dan persyaratan memperbarui yang ekstensif. Komputasi pengguna akhir juga menimbulkan risiko organisasi karena terjadi di luar mekanisme tradisional untuk pengelolaan dan pengendalian sistem informasi.

     Untuk membantu organisasi memaksimalkan manfaat pengembangan aplikasi pengguna akhir, manajemen harus mengendalikan pengembangan aplikasi pengguna akhir dengan mewajibkan pembenaran biaya proyek sistem informasi pengguna akhir dan dengan menetapkan standar perangkat keras, perangkat lunak, dan kualitas untuk aplikasi yang dikembangkan pengguna.

Paket Aplikasi Perangkat Lunak dan Outsourcing

Paket Aplikasi Perangkat Lunak

Selama beberapa dekade terakhir, banyak sistem telah dibangun di atas sebuah pondasi perangkat lunak aplikasi. Banyak aplikasi umum untuk semua organisasi bisnis. Untuk fungsi universal seperti itu dengan proses standar yang tidak banyak berubah seiring berjalannya waktu, sistem umum akan memenuhi persyaratan banyak organisasi.

     Jika paket perangkat lunak dapat memenuhi sebagian besar persyaratan organisasi, perusahaan tidak perlu menulis perangkat lunaknya sendiri. Perusahaan dapat menghemat waktu dan uang dengan menggunakan program perangkat lunak yang telah ditulis sebelumnya, yang telah ditentukan sebelumnya dari paket. Jika sebuah organisasi memiliki persyaratan unik yang tidak dialamatkan paket, banyak paket termasuk kemampuan untuk kustomisasi. Fitur penyesuaian memungkinkan paket perangkat lunak dimodifikasi untuk memenuhi persyaratan unik sebuah organisasi tanpa merusak integritas perangkat lunak kemasan.

     Ketika sebuah sistem dikembangkan dengan menggunakan paket perangkat lunak aplikasi, analisis sistem akan mencakup upaya evaluasi paket. Proses evaluasi paket sering didasarkan pada Permintaan Proposal (Request for Proposal/RFP), yang merupakan daftar pertanyaan terperinci yang diajukan ke vendor perangkat lunak paket. Bila paket perangkat lunak dipilih, organisasi tidak lagi memiliki kontrol penuh atas proses perancangan sistem. Jika persyaratan organisasi bertentangan dengan cara kerja paket dan paket tidak dapat disesuaikan, organisasi harus menyesuaikan diri dengan paket dan mengubah prosedurnya.

Outsourcing

Jika perusahaan tidak ingin menggunakan sumber daya internalnya untuk membangun atau mengoperasikan sistem informasi, perusahaan tersebut dapat mengalihkan pekerjaan ke organisasi eksternal yang mengkhususkan diri dalam menyediakan layanan ini. Perusahaan berlangganan akan menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras komputer yang disediakan oleh layanan sebagai platform teknis untuk sistem mereka.

     Dalam bentuk outsourcing yang lain, perusahaan bisa menyewa vendor eksternal untuk merancang dan membuat perangkat lunak untuk sistemnya, namun perusahaan itu akan mengoperasikan sistem di komputernya sendiri. Vendor outsourcing mungkin berada di dalam negeri atau di negara lain. Dalam kasus outsourcing lepas pantai, keputusan tersebut cenderung lebih didorong biaya. Outsourcing di luar negeri menimbulkan biaya tambahan untuk mengatasi perbedaan budaya yang menguras produktivitas dan menangani masalah sumber daya manusia, seperti menghentikan atau memindahkan pegawai negeri. Semua biaya tersembunyi ini mengurangi beberapa keuntungan yang diantisipasi dari outsourcing. Perusahaan harus sangat berhati-hati saat menggunakan agen outsourcing untuk mengembangkan atau mengoperasikan aplikasi yang memberikan beberapa jenis keunggulan kompetitif.

13.4 PEMBANGUNAN APLIKASI UNTUK PERUSAHAAN DIGITAL

Di lingkungan perusahaan digital, organisasi perlu menambahkan, mengubah, dan menunda kemampuan teknologinya dengan sangat cepat untuk merespons peluang baru.

Pengembangan Aplikasi Rapid (Rapid Application Development /RAD)

Istilah Rapid Application Development (RAD) digunakan untuk menggambarkan proses pembuatan sistem kerja dalam waktu yang sangat singkat. RAD dapat mencakup penggunaan pemrograman visual dan alat lainnya untuk membangun antarmuka pengguna grafis, pengarsipan berulang elemen sistem kunci, otomasi pembuatan kode program, dan kerja sama tim yang erat antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi. Sistem sederhana seringkali bisa dirakit dari komponen prebuilt. Prosesnya tidak harus berurutan, dan bagian penting pembangunan bisa terjadi bersamaan.

     Terkadang sebuah teknik yang disebut Joint Application Design (JAD) digunakan untuk mempercepat pembangkitan kebutuhan informasi dan untuk mengembangkan desain sistem awal. JAD menghadirkan pengguna sistem informasi dan pengguna akhir bersama dalam sebuah sesi interaktif untuk mendiskusikan disain sistem.

     Pengembangan tangkas (Agile Development) berfokus pada pengiriman cepat perangkat lunak kerja dengan memecah proyek besar menjadi serangkaian subproyek kecil yang selesai dalam waktu singkat menggunakan iterasi dan umpan balik yang berkesinambungan. Setiap proyek mini dikerjakan oleh tim seolah-olah merupakan proyek yang lengkap, termasuk perencanaan, analisis kebutuhan, desain, pengkodean, pengujian, dan dokumentasi. Metode tangkas menekankan komunikasi tatap muka atas dokumen tertulis, mendorong orang untuk berkolaborasi dan membuat keputusan dengan cepat dan efektif.

Pembangunan Berbasis Komponen Dan Layanan Web

Untuk lebih mempercepat pembuatan perangkat lunak, kelompok objek telah dirakit untuk menyediakan komponen perangkat lunak untuk fungsi umum seperti antarmuka pengguna grafis atau pemesanan online. Kemampuan yang bisa digabungkan untuk menciptakan aplikasi bisnis berskala besar.

     Pendekatan pengembangan perangkat lunak ini disebut pengembangan berbasis komponen, dan ini memungkinkan sebuah sistem dibangun dengan merakit dan mengintegrasikan komponen perangkat lunak yang ada. Semakin banyak, komponen perangkat lunak ini berasal dari layanan cloud. Bisnis menggunakan pengembangan berbasis komponen untuk membuat aplikasi e-commerce mereka.

Layanan Web dan Service-Oriented Computing

Layanan web sebagai komponen perangkat lunak yang digabungkan secara longgar dan digabungkan dengan menggunakan Extensible Markup Language (XML) dan protokol dan standar terbuka lainnya yang memungkinkan satu aplikasi berkomunikasi dengan yang lain tanpa pemrograman khusus yang diperlukan untuk berbagi data dan layanan. Selain mendukung integrasi sistem internal dan eksternal, layanan Web dapat digunakan sebagai alat untuk membangun aplikasi sistem informasi baru atau meningkatkan sistem yang ada.

     Karena layanan software ini menggunakan universal set standar, mereka berjanji untuk menjadi lebih murah dan kurang sulit untuk menenun bersama-sama dari komponen proprietary. Layanan web dapat melakukan fungsi tertentu sendiri, dan mereka juga dapat melibatkan layanan Web lainnya untuk menyelesaikan transaksi yang lebih kompleks. Layanan web dapat memberikan penghematan biaya yang signifikan dalam membangun sistem sambil membuka peluang baru untuk kolaborasi dengan perusahaan lain.

Sumber: buku Management Information Systems, MANAGING THE DIGITAL FIRM, TWELFTH EDITION, karya Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon